Was gehört in die Anfrage an eine Hochzeitslocation?
Die meisten Anfragen enthalten nur ein Datum, eine ungefähre Gästezahl und die Bitte um ein Angebot. Zurück kommen Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, weil jedes Haus etwas anderes einrechnet. Das eine nennt eine Pauschale je Gast, das zweite eine Raummiete plus Mindestumsatz, das dritte ein Menü ohne Getränke. Beim Mindestumsatz entfällt die Raummiete, wenn Ihre Gäste zusammen für einen festen Betrag essen und trinken.
Vergleichbar werden Angebote, wenn alle Häuser dieselbe Beschreibung bekommen. Dafür genügen zehn Angaben.
- Datum und Ausweichdatum mit Wochentag, weil Freitag und Samstag oft unterschiedlich kalkuliert werden.
- Drei Uhrzeiten, nämlich ab wann Sie in den Raum können, wann die Feier beginnt und wann sie endet.
- Die Gästezahl in drei Stufen, also erwartet, mindestens und höchstens.
- Ob die Trauung im Haus oder im Garten stattfindet und ob dafür umgestellt wird.
- Die Bestuhlung getrennt für Trauung und Essen, etwa Reihen und runde Tische.
- Das Essen, also Menü, Buffet oder Flying Buffet (kleine Portionen, die Servicekräfte herumreichen), mit oder ohne Getränkepauschale.
- Ob Sie eigene Getränke oder eine eigene Torte mitbringen, und wie viel.
- Ob Kinder dabei sind und ein Raum zum Spielen oder Schlafen nötig ist.
- Ob Musik live spielt oder vom Tonträger kommt und bis wann.
- Ob Gäste im Haus übernachten oder Zimmer in der Nähe brauchen.
Schicken Sie diese Liste wortgleich an alle Häuser und bitten Sie um Einzelpositionen. Antwortet ein Haus nur mit einer Pauschale, fragen Sie nach, woraus sie besteht. Was ein vollständiges Angebot enthalten sollte, erklärt der Ratgeber Was kostet eine Eventlocation.
Gehört Ihnen die Hochzeitslocation an dem Tag allein?
Exklusivnutzung heißt, dass das Haus an Ihrem Tag nur Ihnen gehört: Es findet keine zweite Veranstaltung statt, und Restaurant oder Biergarten bleiben für fremde Gäste geschlossen. Ohne diese Zusage können fremde Gäste denselben Eingang, dieselben Toiletten und dieselbe Terrasse benutzen. Für das Haus ist das ein Umsatzverzicht, deshalb kostet die Zusage meist extra.
Wichtig ist, was genau exklusiv ist. Ein Vertrag, der nur den Saal nennt, schließt den Garten nicht ein. Ein Vertrag über das ganze Haus kann trotzdem einen Hotelbetrieb im Obergeschoss offen lassen. Schreiben Sie jede Fläche einzeln auf, also Saal, Foyer, Terrasse, Garten und Parkplatz, und dazu die Uhrzeit, ab der die Zusage gilt.
Mit diesen Fragen klären Sie den Umfang:
- Läuft am selben Tag eine weitere Feier im Haus?
- Welche Flächen teilen wir mit anderen Gästen, etwa Foyer, Terrasse und Toiletten?
- Sind Hotelgäste im Haus, und müssen wir Zimmer abnehmen?
- Was findet am Vorabend und am Folgetag im Haus statt?
Der Vorabend und der Folgetag zählen mit. Läuft am Vorabend eine andere Veranstaltung, können Sie nicht dekorieren. Kommt am Folgetag um 10 Uhr die nächste Gesellschaft, müssen Sie nachts abbauen.
Wie werden Korkgeld und Tellergeld abgerechnet?
Korkgeld verlangt die Location, wenn Sie eigene Getränke mitbringen und ausschenken lassen, meist je geöffneter Flasche. Tellergeld ist das Gegenstück für mitgebrachte Speisen wie die Hochzeitstorte und wird meist je Gast berechnet. Ob Sie überhaupt etwas mitbringen dürfen, entscheidet die Location im Vertrag. Wie Sie beides verhandeln und festhalten, erklärt der Ratgeber zum Korkgeld bei mitgebrachten Getränken.
Welches Essen passt zu Ihrer Feier?
Das Verpflegungsmodell bestimmt mehr als den Preis. Es legt fest, wie lange die Gäste am Tisch sitzen, wie viel Servicepersonal das Haus braucht und wie genau Sie die Gästezahl vorher kennen müssen.
| Modell | So wird abgerechnet | Was das für den Abend heißt | Was Sie vorher festlegen |
|---|---|---|---|
| Menü mit festen Gängen | je Gast und Gang | Alle essen gleichzeitig und sitzen länger am Tisch | Gangzahl, Auswahl je Gast, Unverträglichkeiten |
| Buffet | je Gast, oft mit Mindestzahl | Die Gäste bedienen sich, wann sie möchten | Zusammenstellung und Mindestzahl |
| Flying Buffet | je Gast oder je Portion | Es gibt keinen festen Sitzplan | Zahl der Gänge und der Servicekräfte |
| Abrechnung nach Verbrauch | nach dem, was tatsächlich gegessen wird | Der Endbetrag steht erst nach der Feier fest | Preisliste je Position und eine Obergrenze |
Für Getränke haben Sie dieselbe Wahl im Kleinen: eine Pauschale je Gast und Stunde oder Abrechnung nach Verbrauch. Die Pauschale ist planbar, beim Verbrauch schwankt der Betrag. Lassen Sie hineinschreiben, welche Getränke die Pauschale umfasst, denn Spirituosen und besondere Weine sind oft ausgenommen.
Welche Mehrwertsteuer steht im Angebot?
Auf Speisen gelten 7 Prozent Mehrwertsteuer, auf Getränke 19 Prozent. Der niedrigere Satz betrifft Restaurant- und Verpflegungsleistungen, aber nicht die Abgabe von Getränken. Steht im Angebot ein Preis ohne Mehrwertsteuer (netto), rechnen Sie selbst um: Aus 100 Euro werden bei Speisen 107 Euro und bei Getränken 119 Euro.
Fragen Sie deshalb bei jedem Preis, ob er brutto oder netto gemeint ist. Bei Korkgeld und Tellergeld lassen Sie sich den Steuersatz im Angebot ausweisen.
Wie hoch darf die Kaution der Hochzeitslocation sein?
Die Kaution ist eine Sicherheit, die das Haus vor der Feier verlangt, um mögliche Schäden abzudecken. Für Säle nennt das Gesetz keine Obergrenze. Die bekannte Grenze von drei Monatsmieten gilt nur für Wohnungen. Höhe, Zahlungstermin und Rückzahlung stehen deshalb im Vertrag, und dort sollten sie vollständig stehen. Kommt Ihnen der Betrag im Vergleich zur Raummiete zu hoch vor, lassen Sie sich beraten.
Drei Sätze im Vertrag beugen den häufigsten Streitfällen vor. Erstens eine Frist: Die Kaution kommt innerhalb von 14 Tagen nach der Feier zurück, soweit keine Schäden festgestellt sind. Zweitens ein Verfahren: Schäden werden am Folgetag bei einer gemeinsamen Begehung protokolliert. Drittens eine Grenze: Das Haus behält nur Beträge für protokollierte Schäden ein, nicht für normale Abnutzung.
Klären Sie auch die Anzahlung: Wann ist sie fällig, und wird sie bei einer Absage auf die Stornogebühr angerechnet oder zusätzlich einbehalten? Fragen Sie außerdem nach der Stornostaffel, also nach Stornogebühren, die mit sinkendem Abstand zur Feier steigen.
Brauchen Sie eine eigene Haftpflichtversicherung?
Eine Veranstalterhaftpflicht ist eine Versicherung für einen einzelnen Tag. Sie ersetzt Schäden, die bei Ihrer Feier entstehen.
Verlangt der Vertrag des Hauses eine Haftpflichtversicherung?
Nennt der Vertrag einen Betrag, bis zu dem die Versicherung zahlen muss?
Fragen Sie Ihren Versicherer, ob Ihre private Haftpflicht Schäden an gemieteten Räumen abdeckt. Reicht sie nicht, schließen Sie eine Veranstalterhaftpflicht für den Tag ab und legen Sie den Nachweis vor der Feier vor.
Lassen Sie den geforderten Betrag in den Vertrag schreiben, bevor Sie unterschreiben. Sonst legen Sie am Tag der Feier eine Police vor, die dem Haus nicht genügt.
Deckt Ihre private Haftpflicht Schäden an gemieteten Räumen ab?
Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen und legen Sie die Bestätigung zum Vertrag. Gemietete Veranstaltungsräume und ihre Einrichtung sollten darin genannt sein.
Schließen Sie eine Veranstalterhaftpflicht für den Tag ab, auch ohne Pflicht. Die Kaution deckt Schäden nur bis zu ihrer Höhe.
In 7 Schritten die Hochzeitslocation mieten
Bei Hochzeiten hängen zwei Termine voneinander ab: der beim Standesamt und der bei der Location. Bucht ein Paar zuerst die Location und bekommt danach beim Standesamt einen anderen Tag, wird es teuer.
- Klären Sie beim Standesamt, welche Termine möglich sind, und halten Sie zwei Daten fest.
- Schicken Sie die zehn Angaben wortgleich an drei bis fünf Häuser und bitten Sie um Einzelpositionen.
- Besichtigen Sie die engere Auswahl zu der Tageszeit, zu der Sie feiern, damit Sie Licht, Lärm und Verkehr erleben.
- Fragen Sie nach dem genehmigten Bestuhlungsplan mit den Fluchtwegen und nach weiteren Veranstaltungen am selben Tag.
- Lassen Sie sich Stornostaffel, Kaution, Exklusivität und Zeitfenster schriftlich geben.
- Vergleichen Sie die Angebote mit derselben Gästezahl und demselben Zeitfenster, nicht mit den Zahlen, die jedes Haus selbst gewählt hat.
- Unterschreiben Sie erst, wenn der Termin beim Standesamt bestätigt ist, und lassen Sie beide Daten in den Vertrag schreiben.
Holen Sie die Hausregeln ein, bevor Sie Floristik, Fotografie, Musik und Catering buchen. Ein Verbot von offenen Flammen oder Konfetti ändert die Planung, wenn es früh bekannt ist, und kostet Geld, wenn es erst am Vortag auftaucht.
Häufige Fragen
Wie hoch darf die Kaution für eine Hochzeitslocation sein?
Für die Miete eines Saals gibt es keine gesetzliche Obergrenze für die Kaution. Die Grenze von drei Monatsmieten gilt nur für Wohnungen. Höhe, Zahlungstermin und Rückzahlung stehen im Vertrag mit der Hochzeitslocation, vereinbaren Sie dort eine Rückzahlungsfrist und eine gemeinsame Begehung.
Was ist Korkgeld bei einer Hochzeit, und wie wird es abgerechnet?
Korkgeld ist die Gebühr, die eine Hochzeitslocation verlangt, wenn Sie eigene Getränke mitbringen. Abgerechnet wird meist je geöffneter Flasche, manchmal als Pauschale je Gast. Eine veröffentlichte Erhebung zur üblichen Höhe gibt es nicht, fragen Sie deshalb jedes Haus nach dem Betrag.
Was bedeutet Tellergeld bei einer Hochzeit?
Tellergeld ist die Gebühr für mitgebrachte Speisen, etwa die Hochzeitstorte oder ein Mitternachtsbuffet. Sie wird je Gast oder je Portion berechnet und deckt Geschirr, Service und Spülung. Ob Sie eigene Speisen mitbringen dürfen, entscheidet die Hochzeitslocation im Vertrag.
Was deckt die Exklusivnutzung einer Hochzeitslocation ab?
Exklusivnutzung bedeutet, dass die Hochzeitslocation an Ihrem Tag nur Ihnen gehört: keine zweite Veranstaltung, keine fremden Gäste. Welche Flächen dazugehören, steht im Vertrag, denn ein Vertrag über den Saal schließt Garten, Terrasse und Foyer nicht automatisch ein. Listen Sie die Flächen einzeln auf und halten Sie fest, ab wann die Zusage gilt.
Wie sollte die Anzahlung für eine Hochzeitslocation im Vertrag geregelt sein?
Wie hoch die Anzahlung ist, legt jedes Haus in seinem Vertrag fest, eine veröffentlichte Erhebung dazu gibt es nicht. Halten Sie schriftlich fest, wann die Anzahlung fällig ist und ob sie bei einer Absage auf die Stornogebühr angerechnet oder zusätzlich einbehalten wird.
Brauche ich für die Hochzeitsfeier eine eigene Haftpflichtversicherung?
Das hängt vom Vertrag der Hochzeitslocation ab, viele Häuser verlangen einen Nachweis. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre private Haftpflicht Schäden an gemieteten Räumen einschließt, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen. Reicht die Deckung nicht, schließen Sie eine Veranstalterhaftpflicht für den Tag ab.