Eventlocation mieten und die nötigen Genehmigungen klären

Ab wann gelten Sicherheitsregeln für die Eventlocation?

Die Sicherheitsregeln für große Säle gelten, sobald ein Saal mehr als 200 Gäste fasst. Sie sind Bauvorschriften und regeln Fluchtwege, Ausgänge, Bestuhlung und Toiletten. Sie gelten auch für mehrere Räume mit gemeinsamen Fluchtwegen, die zusammen mehr als 200 Gäste fassen.

Entscheidend ist nicht die Zahl Ihrer Einladungen, sondern wie viele Gäste der Raum nach einer festen Rechenregel aufnimmt. Sie setzt bei Sitzplätzen an Tischen 1 Gast je Quadratmeter an, bei Sitzplätzen in Reihen 2 und bei Stehplätzen mindestens 2. Deshalb kann derselbe Saal je nach Aufbau unter oder über der Grenze liegen.

Bei 180 Quadratmetern ergibt das 180 Gäste für ein Bankett an Tischen und mindestens 360 Gäste für Reihenbestuhlung oder einen Stehempfang. Nur die beiden zuletzt genannten Aufbauten liegen über 200 Gästen.

Ein Saal, der als Bankett unter der Grenze bleibt, überschreitet sie also als Stehempfang. Auch beim Umbau nach der Trauung liegt der Raum zeitweise darüber, wenn die Stühle zuerst in Reihen stehen. Am Ende zählt der genehmigte Plan mit Bestuhlung und Fluchtwegen. Das Haus darf nicht mehr Gäste einlassen, als darin stehen, und die Stühle nicht anders stellen als geplant.

Wann brauchen Sie eine Erlaubnis für Alkohol?

Wer als Gewerbe Alkohol ausschenkt, braucht dafür eine Erlaubnis. Hat das Haus eine dauerhafte Erlaubnis für den gemieteten Raum, müssen Sie für den Alkohol nichts beantragen. Andernfalls braucht der Ausschank eine vorübergehende Erlaubnis. Ausgenommen sind alkoholfreie Getränke, kostenlose Kostproben und zubereitete Speisen.

Das Gaststättenrecht ist Sache der Bundesländer. Manche haben eigene Gesetze erlassen, andere wenden das alte Bundesgesetz von 1970 weiter an. Name, Ablauf, Frist und Gebühr der Erlaubnis unterscheiden sich deshalb je nach Bundesland und Gemeinde. Die Beispiele hier stammen aus Kiel, Bayern und Essen.

Die vorübergehende Erlaubnis zum Ausschank heißt kurz Gestattung. Die Behörde kann sie aus besonderem Anlass für einen bestimmten Ort und Zeitraum erteilen. Der Anlass darf nicht im Getränkeverkauf selbst liegen, ein Vereinsfest, ein Firmenjubiläum oder eine Hochzeit erfüllen das. Einen Anspruch auf die Erlaubnis haben Sie nicht, wohl aber auf eine fehlerfreie Entscheidung.

• Fragen Sie zuerst, ob das Haus für genau diesen Raum eine dauerhafte Erlaubnis hat. Sie gilt für bestimmte Räume und nicht automatisch für den Saal im Nebengebäude.
• Beantragen Sie die Erlaubnis früh. Kiel verlangt den vollständigen Antrag mindestens 3 Wochen vor einer Feier in einem Gebäude, weil mehrere Ämter beteiligt werden können.
• Rechnen Sie mit einer Gebühr. In Kiel liegt sie derzeit bei 23 bis 58 Euro, bei hohem Prüfaufwand sind bis zu 1.000 Euro möglich.
• Jede gewerbliche Person, die Alkohol ausschenkt, braucht ihre eigene Erlaubnis. Eine gemeinsame Erlaubnis für mehrere Betriebe gibt es nicht.
• Achten Sie auf den Jugendschutz. Bier, Wein und Sekt gibt es nicht für unter 16-Jährige, Spirituosen nicht für unter 18-Jährige. Eine sorgeberechtigte Begleitung, meist ein Elternteil, hebt nur die Grenze von 16 Jahren auf. Bei einer geschlossenen Feier ist nicht immer klar, ob das Gesetz gilt, deshalb gibt das Personal am einfachsten an unter 18-Jährige keine Spirituosen aus.

Wer meldet die Musik bei der GEMA an?

Die Musik meldet der Veranstalter an, also wer die Feier organisiert und bezahlt, und zwar vor der ersten Musik. Die GEMA verwaltet in Deutschland die Rechte an Musik und zieht dafür Gebühren ein. Anmelden muss man Musik, die öffentlich abgespielt oder aufgeführt wird.

Öffentlich ist Musik, wenn die Zuhörer nicht persönlich mit Ihnen oder untereinander verbunden sind. Je größer die Feier, desto eher gilt sie als öffentlich. Bei Betriebsfesten und Firmenjubiläen fällt die Gebühr an, bei einer kleinen Familienfeier oft nicht. Sind Sie unsicher, fragen Sie rechtzeitig bei der GEMA nach.

Auch das Haus kann haften, weil es die Räume stellt. Klären Sie im Vertrag, wer die Musik anmeldet und ob das Haus einen Pauschalvertrag mit der GEMA hat.

Ohne rechtzeitige Anmeldung verlangt die GEMA im Regelfall 100 Prozent Aufschlag auf die normale Gebühr. Für Musik vom Tonträger, etwa von einem DJ, beginnt die Gebühr bei 60,80 Euro netto, dazu kommen 7 Prozent Umsatzsteuer. Das gilt für einen Raum bis 200 Quadratmeter und eine Feier bis 8 Stunden. Ohne Anmeldung werden daraus im Regelfall 121,60 Euro.

Verlangen Sie keinen Eintritt, setzt die GEMA ersatzweise einen Betrag an: Sie teilt Ihre Kosten für DJ, Technik und Bühne durch die Zahl der Gäste. Die Gebühr kann deshalb höher ausfallen.

Spielt eine Band oder ein Alleinunterhalter live, schicken Sie der GEMA nach der Feier die Liste der gespielten Titel, spätestens 6 Wochen danach. Sonst kommen 10 Prozent Aufschlag auf den Tarif dazu.

Bis wann darf die Feier dauern?

Bis wann Sie feiern dürfen, hängt von zwei Regeln ab. Die Sperrzeit sagt, ab wann eine Gaststätte schließen muss. Die Lärmgrenzen sagen, wie laut es vor den Fenstern der Nachbarn sein darf.

Die Sperrzeit legt das Bundesland fest, in manchen Ländern entscheidet die Gemeinde mit oder allein. In Bayern gilt landesweit 5 bis 6 Uhr, in der Nacht zum 1. Januar nicht, und die Gemeinde kann Ausnahmen für einzelne Betriebe zulassen. In Essen hat der Stadtrat die Sperrzeit für Gaststätten ganz abgeschafft, nur Spielhallen müssen dort von 1 bis 6 Uhr schließen. Nachbarn dürfen trotzdem nachts nicht gestört werden.

Für Feiern im Freien und in Zelten gibt es eine Empfehlung der Lärmschutzbehörden von Bund und Ländern. Sie nennt Höchstwerte in Dezibel vor dem Fenster des Nachbarn, geordnet nach der Art des Wohngebiets.

Nachts reichen die Werte von 35 Dezibel in reinen Wohngebieten bis 70 Dezibel in Industriegebieten. In allgemeinen Wohngebieten liegen sie nachts bei 40 und werktags tagsüber bei 55 Dezibel.

Das ist eine Empfehlung und kein Gesetz. Gaststätten zählt sie ausdrücklich nicht zu den Freizeitanlagen, für die sie gilt. Welche Werte für Ihren Saal gelten, sagt die Gemeinde, und sie kann der Erlaubnis für den Ausschank jederzeit Auflagen zum Schutz der Nachbarn beifügen. Fragen Sie das Haus, bis wann drinnen und draußen Musik laufen darf.

Welche Genehmigung braucht die gemietete Eventlocation?

So klären Sie die Genehmigungen in 7 Schritten

Die Fristen laufen nacheinander. Wer die Erlaubnis erst nach der Vertragsunterschrift klärt, kann bei Auflagen der Behörde nichts mehr verhandeln.

1. Bei der Besichtigung: Erfragen Sie die Grundfläche und rechnen Sie nach, ob Ihr Aufbau über 200 Gäste kommt.
2. Bei der Besichtigung: Lassen Sie sich den genehmigten Plan zeigen. Ein Exemplar muss beim Haupteingang gut sichtbar hängen.
3. Vor der Unterschrift: Lassen Sie im Vertrag festhalten, wer die Erlaubnis für den Alkohol und die GEMA-Anmeldung übernimmt.
4. Nach der Unterschrift: Fragen Sie das Haus oder die Gemeinde, ob die Sperrzeit Ihre Endzeit begrenzt.
5. Mindestens 3 Wochen vorher, in Kiel: Beantragen Sie die vorübergehende Erlaubnis, falls das Haus keine dauerhafte hat. Andere Gemeinden setzen eigene Fristen.
6. Vor der ersten Musik: Melden Sie die Musik bei der GEMA an, sonst droht der Aufschlag von 100 Prozent.
7. Bis 6 Wochen nach der Feier: Melden Sie bei Live-Musik die Titelliste nach, sonst kommen 10 Prozent Aufschlag dazu.

Was im Vertrag stehen sollte, lesen Sie unter Vertrag beim Veranstaltungsraum mieten. Die Maße, die Sie bei der Besichtigung nachmessen, stehen in der Checkliste für die Besichtigung einer Eventlocation.

Sagen Sie auch den Nachbarn vorher Bescheid. Ein Zettel im Briefkasten mit Datum, Endzeit und einer Telefonnummer für Beschwerden genügt, dann lässt sich Ärger noch am Abend lösen.