Veranstaltungsraum mieten und den Vertrag richtig prüfen

Welcher Vertrag entsteht beim Mieten eines Veranstaltungsraums?

Überlässt Ihnen das Haus nur den Saal für eine bestimmte Zeit, schließen Sie einen Mietvertrag. Das Haus muss Ihnen den Raum zur Verfügung stellen, und Sie zahlen dafür die Miete. Kommen Essen, Technik oder Dekoration dazu, gelten für diese Teile oft andere Regeln als für die Saalmiete.

Das bestimmt, was Sie bei einer Absage zahlen. Für die Saalmiete gilt das Mietrecht: Sie schulden die Miete, auch wenn Sie den Raum nicht nutzen. Für Arbeiten, bei denen das Haus ein Ergebnis schuldet, etwa Bühnenaufbau oder Dekoration, gilt das Werkvertragsrecht: Sie dürfen jederzeit kündigen.

Wie eng Raum und Bewirtung zusammenhängen können, zeigt ein Fall vor dem Bundesgerichtshof, dem höchsten deutschen Zivilgericht. Ein Bewirtungsvertrag gehörte zu einer Raummiete, und wegen eines Corona-Verbots fiel die Veranstaltung aus. Das Gericht hielt am 18. Januar 2024 einen Rücktritt mit Rückzahlung für möglich.

Was zahlen Sie, wenn Sie die Feier absagen?

Die Regel im Gesetz ist streng: Sie bleiben zur Zahlung der Miete verpflichtet, wenn ein Grund aus Ihrer Person Sie an der Nutzung hindert. Dazu zählen Krankheit, zu wenige Zusagen oder ein geplatzter Anlass. Das Haus muss sich nur anrechnen lassen, was es spart oder durch eine neue Vermietung einnimmt.

Wie streng das sein kann, zeigt ein Urteil vom 2. März 2022. Ein Paar hatte für eine Hochzeitsfeier mit etwa 70 Gästen Räume gemietet und 2.600 Euro Miete schon bezahlt. Wegen der Corona-Regeln durfte die Feier nicht stattfinden, und das Paar wollte sein Geld zurück. Der Bundesgerichtshof entschied dagegen: Der Saal stand weiter zur Verfügung, und das Haus hatte eine Verlegung angeboten. Ein Anspruch auf Anpassung des Vertrags bestand nur auf diese Verlegung. Wer endgültig auf die Feier verzichtet, trägt das Risiko selbst.

Bei Aufbau, Bühne und Technik dürfen Sie bis zur Fertigstellung jederzeit kündigen. Das Haus muss sich anrechnen lassen, was es dadurch spart, und das Gesetz vermutet, dass ihm dann 5 Prozent des Preises für die noch nicht erbrachte Arbeit zustehen. Beide Seiten dürfen eine andere Summe belegen.

1. Sagen Sie schriftlich ab, mit Datum und Uhrzeit. Meist entscheidet der Tag, an dem Ihre Absage beim Haus ankommt, über die Stufe der Stornostaffel.
2. Fragen Sie nach einer Verlegung, bevor Sie über Geld sprechen. Das Gericht hielt eine Verlegung im Fall der Hochzeitsfeier für die passende Lösung.
3. Verlangen Sie eine Aufstellung dessen, was das Haus spart: nicht bestelltes Essen, nicht eingesetztes Personal, nicht gelieferte Getränke.
4. Fragen Sie, ob das Haus Ihren Termin neu vermietet hat. Ein neuer Mieter mindert Ihre Zahlungspflicht.

Was darf in der Stornostaffel stehen, was nicht?

Viele Verträge enthalten eine Stornostaffel: Je näher der Termin rückt, desto höher ist der Prozentsatz, den Sie bei einer Absage zahlen. Das Haus will damit den Ausfall ausgleichen, falls es den Saal nicht neu vermieten kann. Die Staffel ersetzt die strenge Regel aus dem Gesetz durch feste Stufen, hat aber Grenzen.

Steht die Staffel in den AGB des Hauses, also im Kleingedruckten, das es für viele Verträge vorformuliert hat, prüft das Gesetz sie streng. Eine Pauschale ist unwirksam, wenn sie höher liegt als der Schaden, den ein Haus normalerweise hat. Sie ist auch unwirksam, wenn der Vertrag Ihnen nicht ausdrücklich erlaubt nachzuweisen, dass der Schaden kleiner ist oder gar nicht entstand. Fehlt dieser Satz, fällt die ganze Klausel weg, und es gilt wieder die Regel aus dem Gesetz.

Die gesetzliche Regel ist nicht immer günstiger für Sie: Die Miete bleibt fällig, und nur die Ersparnis des Hauses wird abgezogen. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie eine Klausel als unwirksam behandeln und weniger zahlen als verlangt.

Diese strenge Prüfung gilt voll, wenn Sie als Privatperson mieten. Mieten Sie als Firma, greift stattdessen eine allgemeinere Regel, die verbietet, den Vertragspartner unangemessen zu benachteiligen. Die Wertungen der strengen Regeln fließen dort ein, entscheiden aber nicht automatisch. Als Privatperson stehen Sie bei Stornoklauseln also besser da als ein Betrieb, der denselben Saal bucht.

Diese 14 Angaben gehören in den Vertrag

Ein Vertrag, der nur Datum, Raum und Preis nennt, verschiebt jede Unklarheit auf den Tag der Veranstaltung, an dem niemand mehr verhandeln kann. Bevor Sie ihn prüfen, brauchen Sie ein Angebot mit Einzelpreisen für alle Posten.

• Der Zeitraum mit Uhrzeit, getrennt nach Aufbau, Feier und Abbau, und der Preis für jede angefangene Stunde darüber.
• Der Raum mit Größe in Quadratmetern, damit sich Kapazität und Musikgebühr nachprüfen lassen.
• Die Bestuhlung und wer umbaut, wenn zwischen Trauung und Essen gewechselt wird.
• Bei Sälen für mehr als 200 Personen: die höchste erlaubte Personenzahl laut genehmigtem Plan mit Sitzplätzen und Fluchtwegen.
• Die Gästezahl, bis wann Sie sie nach unten ändern dürfen und was das für den Preis bedeutet.
• Alle Preisbestandteile einzeln, jeweils mit Steuersatz, weil Miete, Essen, Getränke und Technik unterschiedlich besteuert werden.
• Die Anzahlung, also der Teil des Preises, den Sie bei der Buchung zahlen, und ob sie bei einer Absage angerechnet oder einbehalten wird.
• Die Kaution mit Höhe, Zahlungstermin und einer Frist für die Rückzahlung nach der Feier.
• Die Stornostaffel mit Stichtagen, Prozentsätzen, Bezugsgröße und dem Satz über den Nachweis eines geringeren Schadens.
• Wer sich um Erlaubnisse kümmert: um den Alkoholausschank und die Anmeldung der Musik.
• Ob Sie eigene Getränke oder eigenes Essen mitbringen dürfen und zu welchem Aufschlag.
• Die Regeln zu Lärm und Musikende, möglichst mit Uhrzeit und der Angabe, ob ein Lärmbegrenzer läuft.
• Die Versicherung: Wer haftet für Schäden am Gebäude, wer für Schäden an Gästen, welche Police das Haus verlangt.
• Wer während der Feier als Veranstaltungsleitung anwesend ist und wie die Person erreichbar bleibt.

Verlangt das Haus eine Versicherung für Schäden, die bei Ihrer Feier entstehen, lassen Sie die geforderte Höchstsumme in den Vertrag schreiben. Das ist die Summe, bis zu der die Versicherung zahlt. Sonst legen Sie eine Police vor, die dem Haus am Veranstaltungstag nicht reicht.

Wie hoch dürfen Kaution und Anzahlung sein?

Bei einer Wohnung darf die Kaution höchstens drei Monatsmieten betragen. Diese Grenze gilt nur für Wohnraum. Für einen Veranstaltungsraum gibt es sie nicht, und die Höhe der Kaution steht im Vertrag. Ob eine sehr hohe Kaution im Kleingedruckten zulässig ist, lassen Sie im Zweifel prüfen.

Auch die Anzahlung, die Frist für die Meldung der Gästezahl und die Stufen der Stornostaffel legt jedes Haus in seinem Vertrag fest. Deshalb können Sie sie vor der Unterschrift verhandeln. Ein Satz genügt oft: Bis zu einem festen Termin vor der Feier dürfen Sie die Gästezahl nach unten korrigieren, ohne dass sich der Preis ändert. Lehnt das Haus ab, wissen Sie wenigstens, woran Sie sind, und planen die Gästezahl vorsichtiger.

Rechtzeitig kümmern müssen Sie sich außerdem um Anmeldungen und Erlaubnisse für Musik und Alkohol. Kiel bittet darum, den Antrag für den Ausschank mindestens drei Wochen vorher zu stellen, und nennt eine Gebühr ab 50 Euro. Andere Städte setzen eigene Fristen und Gebühren.

Wer haftet für die Sicherheit im gemieteten Saal?

Für Säle, die mehr als 200 Personen fassen, gelten strenge Sicherheitsregeln. Sie stammen aus einer Musterregel der Bauminister der Länder, und jedes Bundesland setzt sie in eigener Fassung um. Danach ist zunächst der Betreiber des Hauses verantwortlich, und zwar für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften. Er oder eine von ihm beauftragte Veranstaltungsleitung muss während des Betriebs ständig anwesend sein.

Der Betreiber kann diese Pflichten durch eine schriftliche Vereinbarung auf Sie als Veranstalter übertragen, wenn Sie oder Ihre Veranstaltungsleitung das Haus und seine Einrichtungen kennen. Diese Vereinbarung kann in einem Nebensatz im Mietvertrag stehen, etwa unter der Überschrift Pflichten des Mieters. Wer sie unterschreibt, ist ab da für die Personenzahl, die freien Fluchtwege und die Betriebsvorschriften verantwortlich. Die Verantwortung des Betreibers bleibt daneben bestehen.