In welcher Reihenfolge suchen Sie eine Eventlocation?
Viele beginnen mit Fotos von schönen Sälen und merken erst bei der Anfrage, dass der Saal zu klein, zu teuer oder am Wunschtermin belegt ist. Schneller geht es umgekehrt: erst die eigenen Eckdaten, dann die passende Art von Haus, zuletzt die einzelne Location.
Anlass und Termin
Legen Sie fest, was Sie feiern, an welchem Tag und von wann bis wann.
Gästezahl
Schätzen Sie die Zahl der Gäste, lieber etwas höher als zu knapp.
Budget
Legen Sie fest, wie viel der ganze Abend höchstens kosten darf, mit Essen und Getränken.
Art des Hauses
Wählen Sie, ob ein Gasthof, ein Bürgerhaus, ein Hotel oder eine leere Halle zu Ihnen passt.
Anfrage
Schicken Sie drei passenden Häusern dieselbe Beschreibung und vergleichen Sie die Angebote.
Besichtigung und Vertrag
Besichtigen Sie Ihren Favoriten und unterschreiben Sie erst danach.
Welche Arten von Eventlocations gibt es?
Unter dem Wort Eventlocation stehen sehr verschiedene Häuser. In OpenStreetMap, der freien Weltkarte, tragen ausdrückliche Eventlocations dieselbe Angabe wie Bürgerhäuser, Schützenhallen, Gasthöfe mit Saal und Tagungszentren. Für Ihre Feier ist der Unterschied groß, denn jede Art bringt andere Regeln für Essen, Getränke und Preis mit.
| Art des Hauses | Was meist dazugehört | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Gasthof oder Restaurant mit Saal | Essen und Getränke aus der eigenen Küche | Oft Mindestumsatz, eigene Getränke nur gegen Korkgeld |
| Hotel mit Fest- oder Tagungssaal | Küche, Service und Zimmer für auswärtige Gäste | Zimmerkontingent und Frist für die Buchung der Zimmer |
| Bürgerhaus oder Gemeindesaal | Saal, Küche und Geschirr, Essen bringen Sie oft selbst | Gebühr der Gemeinde, Erlaubnis für den Ausschank, Endzeit |
| Schützen- oder Vereinsheim | Saal und Theke, oft mit Ausschank durch den Verein | Wer schenkt aus, und gilt ein Vorrang für Mitglieder? |
| Festsaal oder Eventhalle | Saal mit Technik, Catering oft aus einer festen Liste | Bindung an bestimmte Caterer und Technikpauschalen |
| Loft, Scheune oder Industriehalle | Oft nur der leere Raum | Tische, Stühle, Toiletten und Strom müssen Sie eventuell mieten |
| Tagungs- oder Kongresszentrum | Säle mit Technik und Service für Tagungen | Tagungspauschale je Person und Abrechnung nach Räumen |
Welche Art zu Ihnen passt, hängt vor allem davon ab, wer Essen und Getränke liefert. Wollen Sie alles aus einer Hand, passen Gasthof, Hotel und Festsaal. Wollen Sie selbst kochen lassen oder einen bestimmten Caterer mitbringen, passen Bürgerhaus, Loft und Scheune besser.
Wie groß muss der Saal für Ihre Gäste sein?
Für Säle mit mehr als 200 Gästen gibt es eine Sicherheitsvorschrift, die Versammlungsstättenverordnung. Sie rechnet an Tischen mit höchstens 1 Gast je Quadratmeter und in Stuhlreihen mit 2 Gästen. Für 120 Gäste an Tischen braucht der Saal also mindestens 120 Quadratmeter Fläche, die die Gäste betreten dürfen.
Das ist eine Obergrenze und keine Empfehlung für einen bequemen Abend. Tanzfläche, Buffet, Bühne und Garderobe brauchen zusätzlich Platz. Fragen Sie deshalb immer, für wie viele Gäste der Saal mit Ihrer Bestuhlung genehmigt ist, und rechnen Sie mit dem Gästezahl-Rechner nach.
Welches Preismodell passt zu Ihrer Feier?
Häuser rechnen auf drei Arten ab: mit einer festen Raummiete plus Essen und Getränken, mit einem Mindestumsatz ohne Miete oder mit einer Pauschale je Gast. Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie sicher Ihre Gästezahl ist und wie viel Ihre Gäste essen und trinken.
Achten Sie beim Vergleich auf die Steuer. Auf Essen kommen 7 Prozent Umsatzsteuer, auf Getränke 19 Prozent, und die reine Saalmiete ist meist steuerfrei. Was in einem Angebot alles stecken kann, erklärt der Ratgeber Was kostet eine Eventlocation.
Worauf achten Sie bei Lage, Anreise und Zugang?
Ein schöner Saal hilft wenig, wenn die Gäste ihn nicht erreichen oder nicht hineinkommen. Prüfen Sie deshalb schon vor der Anfrage, wie Ihre Gäste anreisen, wo sie parken und wie sie nach der Feier nach Hause kommen. Denken Sie auch an Gäste im Rollstuhl, mit Rollator oder mit Kinderwagen.
- Wie weit ist die nächste Haltestelle, und fahren dort nach Mitternacht noch Busse oder Bahnen?
- Wie viele Parkplätze hat die Location, und dürfen Gäste über Nacht parken?
- Gibt es einen Zugang ohne Stufen und eine Toilette für Gäste im Rollstuhl?
- Bis wann darf Musik laufen, und gibt es Nachbarn, die sich gestört fühlen könnten?
- Gibt es Zimmer in der Nähe für Gäste, die von weiter weg kommen?
So fragen Sie eine Eventlocation richtig an
Eine gute Anfrage spart Ihnen Rückfragen und bringt vergleichbare Angebote. Schicken Sie allen Häusern dieselbe Beschreibung: Anlass, Datum, Uhrzeit von Aufbau bis Ende, Gästezahl, gewünschte Bestuhlung, Essen, Getränke, Musik und Ihr Budget. Bitten Sie um ein Angebot mit allen Posten einzeln.
Soll die Location Essen und Getränke selbst liefern?
Kommen viele Gäste von weit her und brauchen ein Zimmer?
Fragen Sie Hotels mit Festsaal an, dann schlafen Ihre Gäste im selben Haus.
Fragen Sie Gasthöfe mit Saal und Festsäle an.
Fragen Sie Bürgerhäuser, Gemeindesäle, Lofts und Scheunen an, und klären Sie die Erlaubnis für den Ausschank.
Haben Sie ein passendes Haus gefunden, besichtigen Sie es vor der Unterschrift. Was Sie dabei nachmessen und fragen, steht in der Checkliste für die Besichtigung. Schenkt im Saal niemand mit eigener Erlaubnis Alkohol aus, brauchen Sie für den Abend in vielen Ländern eine vorübergehende Erlaubnis der Gemeinde.
Häufige Fragen
Wie finde ich die passende Eventlocation für meine Feier?
Die passende Eventlocation finden Sie am schnellsten, wenn Sie zuerst Anlass, Termin, Gästezahl und Budget festlegen. Danach wählen Sie die Art des Hauses und fragen drei passende Locations mit derselben Beschreibung an. Besichtigen Sie Ihren Favoriten vor der Unterschrift.
Wie groß muss ein Saal für 100 Gäste an Tischen sein?
Für 100 Gäste an Tischen braucht ein Saal nach der Versammlungsstättenverordnung mindestens 100 Quadratmeter, denn sie rechnet mit 1 Gast je Quadratmeter. Das ist eine Obergrenze. Für Tanzfläche, Buffet und Garderobe brauchen Sie zusätzlich Platz.
Was ist der Unterschied zwischen einem Bürgerhaus und einem Gasthof mit Saal?
Ein Bürgerhaus vermietet meist nur Saal und Küche, Essen und Getränke organisieren Sie oft selbst. Ein Gasthof mit Saal liefert Essen und Getränke aus der eigenen Küche, verlangt dafür aber oft einen Mindestumsatz. Im Bürgerhaus brauchen Sie unter Umständen eine Erlaubnis für den Ausschank.
Wie viele Eventlocations sollte ich vor der Buchung anfragen?
Fragen Sie drei passende Eventlocations mit derselben Beschreibung an. So sehen Sie, welche Preise üblich sind, und merken sofort, wenn ein Angebot Posten weglässt. Mehr Anfragen kosten Zeit, ohne das Bild deutlich zu verbessern.