Welche 6 Maße messen Sie vor Ort nach?
Bei einer Besichtigung erzählt meist das Haus, und Sie nicken. Nützlich wird sie erst, wenn Sie selbst nachmessen. Dafür geben die Sicherheitsregeln für große Säle Zahlen vor, die Sie mit einem Zollstock schnell prüfen können.
Als Vorschrift gelten diese Regeln erst für Säle, die mehr als 200 Gäste fassen. Jedes Bundesland hat sie in einer eigenen Vorschrift geregelt, als Vorlage diente ein Muster der Bauministerkonferenz der Länder. Die Zahlen sind weitgehend gleich, für kleinere Säle taugen sie als Vergleichswerte.
Ein Fluchtweg muss mindestens 1,20 Meter frei breit sein, ein Sitzplatz 0,50 Meter und der Durchgang zwischen zwei Stuhlreihen 0,40 Meter. Neben einem Gang stehen höchstens zehn Sitzplätze, und alle Ausgänge zusammen brauchen 1,20 Meter je 200 Gäste.
| Was Sie messen | Mindestmaß | Was eine Abweichung bedeutet |
|---|---|---|
| Freie Breite eines Fluchtwegs | mindestens 1,20 Meter | Der schmalste Punkt zählt, auch eine offene Tür |
| Breite aller Ausgänge zusammen | 1,20 Meter je 200 Gäste | Bei 400 Gästen also 2,40 Meter |
| Gang hinter und zwischen Sitzblöcken | mindestens 1,20 Meter | Ein schmalerer Gang bedeutet weniger Stühle |
| Breite eines Sitzplatzes | mindestens 0,50 Meter | Schmalere Sitze verstoßen gegen die Vorschrift |
| Durchgang zwischen zwei Sitzreihen | mindestens 0,40 Meter frei | Wer enger stellt, weicht vom genehmigten Plan ab |
| Sitzplätze neben einem Gang | höchstens 10 | Zwischen zwei Gängen höchstens 20, unter besonderen Bedingungen 50 |
Ein siebter Punkt braucht keinen Zollstock, nur einen Blick. Während der Veranstaltung müssen alle Türen von Fluchtwegen unverschlossen sein, und die Fluchtwege müssen frei bleiben. Prüfen Sie, ob vor den Notausgängen Stühle, Kisten oder Getränkekästen stehen, und fragen Sie, ob das an Ihrem Abend anders wird.
Wie viele Gäste passen in den Saal?
Die Zahl im Angebot ist eine Angabe des Hauses. Die Zahl, die gilt, steht im genehmigten Plan mit Bestuhlung und Fluchtwegen. Dazwischen liegt eine Rechnung, die Sie selbst machen können, sobald Sie die Grundfläche kennen.
Die Rechenregel setzt bei Sitzplätzen an Tischen 1 Gast je Quadratmeter Grundfläche an, bei Sitzplätzen in Reihen 2 Gäste und bei Ausstellungen 1 Gast. Für sonstige Stehplätze rechnet sie mit mindestens 2 Gästen je Quadratmeter. Flächen, die Gäste nicht betreten können, zählen nicht mit.
Ein Beispiel: Ein Saal von 240 Quadratmetern fasst bei runden Tischen 240 Gäste und bei Reihenbestuhlung 480. In beiden Fällen liegt er über 200 Gästen, die Sicherheitsregeln gelten also. Die Ausgänge brauchen zusammen 1,20 Meter je 200 Gäste, Zwischenwerte sind erlaubt. Bei 300 Gästen sind das 1,80 Meter, bei 480 Gästen 2,88 Meter.
Auch die Toilettenzahl lässt sich nachrechnen. Bis 100 Gäste sollen mindestens 3 Damentoiletten, 1 Herrentoilette und 2 Urinale vorhanden sein. Für jede weiteren 100 Gäste kommen bis 1.000 Gäste 1,2 Damentoiletten, 0,4 Herrentoiletten und 0,8 Urinale hinzu, das Ergebnis wird auf ganze Zahlen aufgerundet. Von 12 erforderlichen Toiletten muss mindestens eine barrierefrei sein.
Bei Reihenbestuhlung müssen außerdem mindestens 1 Prozent der Plätze, mindestens aber 2 Plätze, für Rollstuhlfahrer freigehalten werden.
Welche Unterlagen verlangen Sie bei der Besichtigung?
Ein Haus, das seine Unterlagen sofort zeigen kann, arbeitet ordentlich. Fragen Sie nach diesen Dingen. Welche Erlaubnisse für Alkohol und Musik nötig sind, steht unter Eventlocation mieten und die nötigen Genehmigungen klären.
- Gibt es einen genehmigten Plan mit Bestuhlung und Fluchtwegen, der die zulässige Gästezahl nennt, im Maßstab 1 zu 200 oder genauer?
- Gibt es für jeden geplanten Aufbau einen eigenen Plan, etwa für Reihen, Bankett und Stehempfang?
- Hat das Haus die Erlaubnis für den Ausschank von Alkohol, und gilt sie für genau diesen Raum?
- Hat das Haus einen Pauschalvertrag mit der GEMA, und meldet es Ihre Musik an?
- Nennt die Hausordnung Regeln zu offenen Flammen, Feuerwerk, Konfetti, Nebelmaschinen und zum Ende der Musik?
- Gibt es eine Liste der Ansprechpersonen für den Veranstaltungstag, mit Telefonnummern und Zeiten?
- Gibt es eine Aufstellung der Technik mit Stückzahlen, damit Sie nichts mieten, was schon im Haus steht?
- Sagt das Haus, ob Ihre Feier eine Wache gegen Brandgefahren braucht und wer sie einrichtet?
Diese Wache heißt Brandsicherheitswache und besteht aus Feuerwehrleuten oder ausgebildeten Kräften, die während der Feier auf Brandgefahren achten. Pflicht ist sie bei erhöhter Brandgefahr und bei jeder Veranstaltung auf einer Großbühne oder einer Auftrittsfläche über 200 Quadratmeter. Diese 200 meinen Quadratmeter Fläche, nicht Gäste. Einrichten muss sie das Haus.
Was prüfen Sie außerhalb des Saals?
Prüfen Sie auch die Orte, die im Angebot kaum vorkommen: Anlieferung, Küche, Parkplatz und Nachbarschaft.
- Anlieferung: Wo halten Catering, Floristik und Technik? Wie weit ist der Weg zum Saal, gibt es einen Aufzug, wie breit ist die Tür, und versperrt eine Schranke oder ein Poller die Zufahrt?
- Küche: Darf ein eigener Caterer die Küche nutzen, oder schreibt das Haus einen vor (Caterer-Bindung)? Lassen Sie sich die Antwort im Vertrag geben, bevor Sie andere Anbieter anfragen. Gibt es Spülmöglichkeit, Kühlraum und Strom für Warmhaltegeräte?
- Parkplatz: Wie viele Stellplätze gibt es, wie viele davon sind barrierefrei, und wie weit ist es bis zum Eingang? In großen Sälen müssen barrierefreie Stellplätze mindestens halb so zahlreich sein wie die Rollstuhlplätze im Saal und dauerhaft gut erkennbar ausgeschildert sein.
- Nachbarschaft: Stehen Wohnhäuser in Hörweite? Für Feiern im Freien und in Zelten nennt eine Empfehlung der Lärmschutzbehörden nachts 40 Dezibel vor dem Nachbarfenster in allgemeinen Wohngebieten, 45 in Mischgebieten und 50 in Gewerbegebieten. Fragen Sie das Haus, bis wann Musik nach draußen dringen darf.
Halten Sie jede Zusage aus dieser Runde im Vertrag fest. Worauf es dabei ankommt, lesen Sie unter Vertrag beim Veranstaltungsraum mieten.
Zu welcher Tageszeit besichtigen Sie die Eventlocation?
Derselbe Saal wirkt um elf Uhr vormittags im Mai anders als um zwanzig Uhr im November. Drei Dinge beurteilen Sie nur zur richtigen Tageszeit: das Licht, den Lärm von draußen und die Ankunft der Gäste.
Findet Ihre Feier überwiegend nach Einbruch der Dunkelheit statt?
Haben Sie den Saal schon bei Kunstlicht gesehen, mit der Beleuchtung Ihres Abends?
Ein Termin genügt. Halten Sie fest, welche Lichtstimmung Sie gesehen haben, und lassen Sie sich zusagen, dass am Abend dieselbe Beleuchtung läuft.
Vereinbaren Sie einen zweiten kurzen Termin am Abend. Deckenstrahler, die tagsüber neben Fensterlicht kaum auffallen, bestimmen abends den ganzen Raum.
Liegt der Saal an einer Straße, einer Bahnstrecke oder neben einem Betrieb?
Kommen Sie ein zweites Mal zur Uhrzeit Ihrer Feier und hören Sie eine Minute lang zu. So hören Sie sofort, ob die Terrasse nutzbar ist.
Ein Termin genügt, wenn Sie dabei Licht, Temperatur und Lüftung prüfen. Bitten Sie darum, die Klimaanlage kurz einzuschalten, damit Sie hören, wie laut sie ist.
Zur Ankunft gehört der Weg vom Parkplatz zum Eingang, auch bei Regen. Gibt es einen überdachten Bereich, eine Garderobe direkt am Eingang und genug Platz für die Mäntel Ihrer Gäste? Im Grundriss wirkt ein Foyer größer, als es ist, wenn viele Gäste gleichzeitig ihre Mäntel ausziehen.
Ihre Checkliste für die Besichtigung in 8 Schritten
Nehmen Sie einen Zollstock oder ein Maßband und ein Telefon für Fotos mit. Fachkenntnis brauchen Sie nicht, nur die Bereitschaft, ein paar Zahlen zu notieren.
- Vorher: Erfragen Sie die Grundfläche des Saals und rechnen Sie die Gästezahl für Ihren Aufbau nach, bevor Sie den Raum betreten.
- Im Saal: Lesen Sie den ausgehängten Plan mit Bestuhlung und Fluchtwegen und notieren Sie die genehmigte Gästezahl.
- Im Saal: Messen Sie Fluchtwegbreite, Ausgangsbreite, Gangbreite, Sitzplatzbreite, Reihenabstand und die Sitzplätze neben einem Gang.
- Im Saal: Gehen Sie von jedem Punkt zum nächsten Ausgang und prüfen Sie, ob die Türen frei und unverschlossen sind.
- Im Haus: Zählen Sie die Toiletten und vergleichen Sie sie mit Ihrer Rechnung, auch die barrierefreie Toilette.
- Draußen: Sehen Sie sich Anlieferung, Küche, Strom und Parkplatz an und fragen Sie jeweils, wie lange ein Weg dauert.
- Draußen: Bleiben Sie eine Minute still stehen, hören Sie zu und suchen Sie die nächsten Wohnhäuser.
- Danach: Fotografieren Sie alles und schreiben Sie die Zahlen noch im Auto auf, solange Sie wissen, welcher Gang welcher war.
Am Ende stellen Sie eine einzige Frage, und sie ist die wichtigste des Termins: Welche Zahl steht im genehmigten Plan für den Aufbau, den ich buchen will? Liegt diese Zahl unter Ihrer Gästezahl, ist das Haus für Ihre Feier nicht geeignet, egal wie gut alles andere passt.
Häufige Fragen
Wie breit müssen Fluchtwege in einem Veranstaltungsraum sein?
Fluchtwege müssen in Sälen mit mehr als 200 Gästen mindestens 1,20 Meter frei breit sein. Alle Ausgänge zusammen brauchen 1,20 Meter je 200 Gäste. Maßgeblich ist der schmalste Punkt, auch eine vorstehende Heizung oder eine in den Weg schlagende Tür zählt. Für einen einzelnen Raum mit höchstens 200 Plätzen in einem größeren Haus genügen 0,90 Meter.
Wie viele Toiletten muss eine Eventlocation haben?
Eine Eventlocation mit mehr als 200 Gästen soll bei bis zu 100 Gästen mindestens 3 Damentoiletten, 1 Herrentoilette und 2 Urinale haben. Für jede weiteren 100 Gäste kommen bis 1.000 Gäste 1,2 Damentoiletten, 0,4 Herrentoiletten und 0,8 Urinale hinzu, aufgerundet auf ganze Zahlen. Von 12 erforderlichen Toiletten muss mindestens eine barrierefrei sein.
Wie viele Personen passen in einen Saal von 200 Quadratmetern?
In einen Saal von 200 Quadratmetern passen nach der Rechenregel für große Säle 200 Gäste bei Sitzplätzen an Tischen und 400 bei Sitzplätzen in Reihen. Für sonstige Stehplätze rechnet sie mit mindestens 2 Gästen je Quadratmeter. Verbindlich ist die im genehmigten Plan stehende Zahl, nicht die Rechnung.
Wann braucht eine Feier eine Brandsicherheitswache?
Eine Brandsicherheitswache ist Pflicht bei Veranstaltungen mit erhöhter Brandgefahr. Bei jeder Veranstaltung auf einer Großbühne oder einer Auftrittsfläche über 200 Quadratmeter muss die Feuerwehr sie stellen, außer die Brandschutzbehörde bestätigt, dass das Haus genug eigene ausgebildete Kräfte hat. Einrichten muss sie das Haus als Betreiber.
Dürfen Notausgänge während einer Feier abgeschlossen sein?
Nein, Notausgänge dürfen während einer Feier nicht abgeschlossen sein. Alle Türen von Fluchtwegen müssen unverschlossen sein, und die Fluchtwege müssen frei bleiben. Prüfen Sie schon bei der Besichtigung, ob vor den Notausgängen Kisten, Getränkekästen oder Stühle stehen. Einen solchen Mangel sprechen Sie vor der Buchung an.