Wie viele Personen passen in einen Tagungsraum?
In einen Tagungsraum passen rechnerisch eine Person je Quadratmeter an Tischen und zwei Personen je Quadratmeter in Stuhlreihen. Das ist die Rechenregel der Bauvorschriften für Säle.
Wenn ein Haus schreibt, sein Raum fasse 80 Personen, meint es fast immer eine bestimmte Bestuhlung, und welche, steht selten dabei. Dieselbe Fläche fasst in Stuhlreihen doppelt so viele Menschen wie an Tischen.
Die Bauminister der Länder haben die Regel als Musterregel für Säle veröffentlicht. Verbindlich ist sie für Räume mit mehr als 200 Personen, für kleinere Räume dient sie als Anhaltspunkt. Wie bequem es wird, sagen die Werte nicht.
Welche Bestuhlung passt zu Ihrer Tagung?
Die Bestuhlung richtet sich danach, was die Teilnehmenden tun. Wer mitschreibt, braucht einen Tisch, und wer nur zuhört, sitzt in Stuhlreihen, das spart am meisten Platz.
Bei 120 Quadratmetern ergibt die Rechnung 120 Personen an Tischen und 240 Personen in Stuhlreihen. Die U-Form zählt rechnerisch wie Tische, fasst in der Praxis aber deutlich weniger, weil ihre Mitte leer bleibt.
| Bestuhlung | So sieht sie aus | Rechenwert | Ergebnis bei 120 Quadratmetern |
|---|---|---|---|
| Parlamentarisch | Lange Tischreihen hintereinander, alle Stühle zeigen nach vorn zur Leinwand oder Bühne | 1 Person je Quadratmeter | 120 Personen |
| U-Form | Die Tische bilden ein großes U, die Stühle stehen außen, die offene Seite zeigt nach vorn | 1 Person je Quadratmeter | 120 rechnerisch, praktisch deutlich weniger |
| Bankett oder Gala | Runde Tische für acht bis zehn Personen, wie bei einem Festessen | 1 Person je Quadratmeter | 120 Personen |
| Stuhlreihen | Stühle in Reihen ohne Tische, wie im Kino oder Hörsaal | 2 Personen je Quadratmeter | 240 Personen |
Parlamentarisch passt, wenn alle nach vorn schauen und mitschreiben, etwa im Seminar. In U-Form sehen sich alle an und können gut diskutieren. Bankett oder Gala brauchen Sie für ein gemeinsames Abendessen.
Zum Nachmessen bei der Besichtigung helfen vier Maße. Ein Sitzplatz ist mindestens 0,50 Meter breit, zwischen zwei Stuhlreihen bleiben mindestens 0,40 Meter Durchgang frei, und Gänge zwischen Stuhlblöcken sind mindestens 1,20 Meter breit. Von Tisch zu Tisch sollten es 1,50 Meter sein. Weitere Maße nennt die Checkliste für die Raumbesichtigung.
Welche Technik muss im Angebot stehen?
Im Angebot muss jede Technik stehen, die Sie brauchen, einzeln mit Umfang und Preis. Bei der Technik gehen Angebote am weitesten auseinander: Mancher meint nur einen Beamer an der Decke, ein anderer eine betreute Anlage mit Ersatzgerät. Den Unterschied merken Sie erst, wenn am Vormittag das Bild ausfällt und niemand zuständig ist.
- Projektion: Auflösung, Leinwandgröße und die vorhandenen Anschlüsse, HDMI und USB-C getrennt genannt.
- Ton: Zahl der Mikrofone, getrennt nach Hand-, Ansteck- und Tischmikrofon.
- Betreuung: Ist eine Person während der Veranstaltung im Haus, und was kostet jede weitere Stunde?
- Internet: welche Geschwindigkeit das Haus zusichert und wie viele Geräte gleichzeitig online sein können.
- Strom: Zahl und Lage der Steckdosen bei den Teilnehmenden, dazu Mehrfachsteckdosen und Kabelbrücken.
- Luft und Licht: Lässt sich der Raum verdunkeln und lüften, solange die Veranstaltung läuft?
Für die Helligkeit gibt es einen Maßstab. Die Technische Regel ASR A3.4 des Bundes für Arbeitsstätten verlangt zum Schreiben, Lesen und Arbeiten am Bildschirm 500 Lux, für Flure 50 Lux und für Treppen 100 Lux. Lux ist die Maßeinheit für Helligkeit. Einen eigenen Wert für Besprechungsräume nennt die Regel nicht. Weil Ihre Teilnehmenden schreiben und lesen, sind 500 Lux an den Tischen ein sinnvoller Vergleichswert. Ob die Regel für einen gemieteten Raum streng gilt, hängt vom Einzelfall ab. Fragen Sie das Haus trotzdem, ob die Helligkeit an den Tischen gemessen wurde.
Was steckt in einer Tagungspauschale?
Die Tagungspauschale ist ein Preis je Teilnehmer und Tag. Sie fasst Raum, Technik und Essen zusammen. Das vereinfacht die Rechnung, verdeckt aber, woraus der Preis besteht.
Manche Häuser bieten die Pauschale erst ab einer Mindestteilnehmerzahl an. Bleiben Sie darunter, kann das Haus trotzdem diese Mindestzahl berechnen. Das wirkt wie ein Mindestumsatz, also ein Betrag, den Sie mindestens ausgeben müssen. Lassen Sie sich deshalb zwei Angebote machen: die Pauschale je Person und die Einzelabrechnung aus Raummiete plus Essen und Getränken nach Verbrauch. Bei kleinen Gruppen kann die Einzelabrechnung günstiger sein.
Eine Veranstaltung dauert in Deutschland im Schnitt 1,7 Tage, so das Meeting- und EventBarometer 2025/2026 des Branchenverbands German Convention Bureau. Viele Tagungen gehen also über mehr als einen Tag. Klären Sie deshalb vorab, ob Bestuhlung und Technik über Nacht stehen bleiben und ob Ihr Material sicher liegt.
Welche Steuer steht auf der Tagungsrechnung?
Auf einer Tagungsrechnung ist die reine Raummiete steuerfrei, Essen trägt 7 Prozent Umsatzsteuer, Technik und Getränke tragen 19 Prozent. Umsatzsteuer heißt auf Rechnungen oft Mehrwertsteuer. Die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer aus Ihren Einkaufsrechnungen, holt eine Firma vom Finanzamt zurück, wenn sie selbst Umsatzsteuer abführt. Weil jeder Teil der Rechnung anders behandelt wird, bittet die Buchhaltung um eine aufgeschlüsselte Rechnung und mag keine Pauschale.
| Posten | Umsatzsteuer | Vorsteuer zurückholen | Kosten absetzen |
|---|---|---|---|
| Raummiete ohne Technik | steuerfrei | entfällt, weil keine Steuer anfällt | voll |
| Technik wie Beamer und Tonanlage | 19 Prozent | voll | voll |
| Essen wie Mittagessen und Gebäck | 7 Prozent | voll | 70 Prozent, wenn Kunden oder Geschäftspartner dabei sind, sonst voll |
| Getränke wie Kaffee und Wasser | 19 Prozent | voll | 70 Prozent, wenn Kunden oder Geschäftspartner dabei sind, sonst voll |
Die Miete ist steuerfrei, weil Sie einen Teil eines Gebäudes mieten. Steht auf dem Angebot trotzdem 19 Prozent auf der Miete, hat das Haus auf die Befreiung verzichtet. Das ist bei Firmen erlaubt, die selbst Umsatzsteuer abführen. Führt Ihre Firma keine Umsatzsteuer ab, lassen Sie sich beraten.
Wie viel der Bewirtungskosten können Sie absetzen?
Sind Kunden oder Geschäftspartner dabei, setzt Ihre Firma 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer ab, die übrigen 30 Prozent zählen nicht. Bewirten Sie nur Ihre eigenen Beschäftigten, sind die Kosten voll absetzbar. Es kommt also darauf an, wer mit am Tisch sitzt. Wer mit der ganzen Belegschaft feiert, hat zusätzlich einen Freibetrag von 110 Euro je Person, den die Hinweise zur Location für die Firmenfeier erklären.
Die Kürzung betrifft nur die Steuer auf den Gewinn. Die Umsatzsteuer aus der Bewirtungsrechnung holt sich Ihre Firma trotzdem in voller Höhe zurück. Das Gesetz stellt das ausdrücklich klar.
Woran erkennen Sie einen barrierefreien Tagungsraum?
Einen barrierefreien Tagungsraum erkennen Sie an drei Dingen: Rollstuhlplätzen, barrierefreien Toiletten und barrierefreien Parkplätzen. Barrierefrei steht in fast jedem Prospekt, aber selten mit Zahlen. Die Sicherheitsregeln für Säle machen es messbar. Verbindlich gelten sie für Räume mit mehr als 200 Personen, als Prüfmaßstab helfen sie auch bei kleineren.
Erstens die Rollstuhlplätze. In Räumen mit Stuhlreihen müssen bei bis zu 5.000 Plätzen mindestens 1 Prozent der Plätze für Rollstuhlfahrende frei bleiben, mindestens aber zwei. Bei 300 Plätzen sind das drei. Die Plätze und der Weg dorthin müssen gut sichtbar ausgeschildert sein.
Zweitens die Toiletten: Von je zwölf vorgeschriebenen Toiletten muss mindestens eine barrierefrei sein. Drittens die Parkplätze: Es braucht mindestens halb so viele barrierefreie Parkplätze wie Rollstuhlplätze, bei drei Rollstuhlplätzen also zwei.
Was klären Sie schriftlich, bevor Sie den Tagungsraum mieten?
Lassen Sie sich diese Punkte per Mail bestätigen, bevor Sie zusagen. Was am Telefon versprochen wird, finden Sie am Veranstaltungstag nicht wieder.
- Grundfläche des Raumes in Quadratmetern und die im Bestuhlungsplan genehmigte Höchstzahl an Personen.
- Die zugesagte Bestuhlung und wer umbaut, falls zwischen Vortrag und Gruppenarbeit gewechselt wird.
- Ab wann Sie in den Raum können und ob der Aufbau zur gebuchten Zeit gehört.
- Technikliste mit Stückzahlen und Anschlussarten, dazu die Internetgeschwindigkeit und ob eine Person zur Betreuung anwesend ist.
- Mindestteilnehmerzahl der Tagungspauschale und Preis der Alternative aus Raummiete plus Verpflegung.
- Rechnung nach Raummiete, Technik, Essen und Getränken getrennt, jeweils mit eigenem Steuersatz.
- Zahl der Rollstuhlplätze, der barrierefreien Toiletten und der barrierefreien Parkplätze.
Fragen Sie schon beim Angebot, bis wann Sie Unverträglichkeiten und Ernährungswünsche melden müssen. Manche Häuser setzen dafür eine Frist, und wer sie verpasst, bekommt am Tag selbst einen Ersatzteller, der selten der richtige ist.
Häufige Fragen
Wie viele Personen passen in einen Tagungsraum von 100 Quadratmetern?
In einen Tagungsraum von 100 Quadratmetern passen rechnerisch 100 Personen an Tischen und 200 Personen in Stuhlreihen. So rechnen die Bauvorschriften für große Säle. Bei der U-Form passen deutlich weniger, weil die Mitte leer bleibt. Verbindlich ist die Zahl, die das Haus genehmigt hat.
Muss ich für die Miete eines Tagungsraums Umsatzsteuer zahlen?
Nach dem Gesetz nein, denn die reine Raummiete ist von der Umsatzsteuer befreit. Ein Haus darf darauf verzichten, wenn eine Firma mietet, dann stehen 19 Prozent auf der Miete. Technik und Getränke tragen 19 Prozent Umsatzsteuer, Essen 7 Prozent.
Wie viel der Bewirtungskosten einer Tagung kann eine Firma absetzen?
Von den Bewirtungskosten einer Tagung setzt eine Firma 70 Prozent ab, wenn Kunden oder Geschäftspartner dabei sind. Nehmen nur die eigenen Beschäftigten teil, sind die Kosten voll absetzbar. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung holt die Firma in beiden Fällen in voller Höhe zurück.
Wie viele Rollstuhlplätze braucht ein Tagungsraum?
In Sälen mit mehr als 200 Personen und Stuhlreihen müssen bei bis zu 5.000 Plätzen mindestens 1 Prozent der Plätze für Rollstuhlfahrende frei bleiben, mindestens aber zwei. Bei 300 Plätzen sind das drei. Von zwölf Toiletten muss außerdem mindestens eine barrierefrei sein.
Ist für einen Tagungsraum die Tagungspauschale oder die Einzelabrechnung günstiger?
Ob die Tagungspauschale oder die Einzelabrechnung günstiger ist, hängt von Ihrer Teilnehmerzahl ab. Manche Häuser bieten die Tagungspauschale erst ab einer Mindestteilnehmerzahl an und berechnen darunter trotzdem diese Zahl. Bei kleinen Gruppen kann die Einzelabrechnung günstiger sein, deshalb lassen Sie sich beide Angebote machen und rechnen nach.