Was gilt, wenn die Location Ihre Feier absagt?
Mit dem Vertrag hat sich die Location verpflichtet, Ihnen den Saal an einem bestimmten Tag zu überlassen. Eine Hochzeit oder ein runder Geburtstag lässt sich nicht einfach eine Woche später nachholen. Kann oder will die Location den Saal an diesem Tag nicht stellen, ist ihre Leistung nicht mehr möglich.
Für Sie heißt das zuerst: Sie müssen die Miete und alles andere, was die Location nicht mehr leistet, nicht bezahlen. Was Sie schon überwiesen haben, etwa eine Anzahlung, können Sie vollständig zurückverlangen. Das gilt unabhängig davon, warum die Location absagt.
Ob Sie darüber hinaus Geld bekommen, hängt vom Grund der Absage ab. Hier unterscheidet das Gesetz, ob die Location den Ausfall zu verantworten hat oder nicht.
Wann zahlt die Location die teurere Ersatzlocation?
Hat die Location den Ausfall verschuldet, muss sie Ihnen den Schaden ersetzen. Typische Fälle sind eine Doppelbuchung, ein Umbau, der nicht rechtzeitig fertig wird, oder eine Absage, weil eine größere Feier mehr Geld bringt. Zum Schaden gehören vor allem die Mehrkosten, wenn eine Ersatzlocation teurer ist als die gebuchte.
Das Gesetz geht dabei zu Ihren Gunsten davon aus, dass die Location den Ausfall zu verantworten hat. Will sie nicht zahlen, muss sie beweisen, dass sie nichts dafür kann. Das gelingt ihr zum Beispiel bei einem Brand durch Blitzschlag, für den sie keine Schuld trägt. Dann bekommen Sie Ihre Anzahlung zurück, die Mehrkosten tragen Sie aber selbst.
| Grund der Absage | Anzahlung zurück | Mehrkosten ersetzt |
|---|---|---|
| Doppelbuchung | Ja | Ja, wenn Sie die Mehrkosten belegen |
| Location vermietet an jemand anderen | Ja | Ja, wenn Sie die Mehrkosten belegen |
| Umbau oder Renovierung nicht fertig | Ja | In der Regel ja |
| Brand oder Wasserschaden ohne Schuld der Location | Ja | In der Regel nein |
| Insolvenz der Location | Nur als Forderung im Insolvenzverfahren | Nur als Forderung im Insolvenzverfahren |
Was tun Sie zuerst nach einer Absage?
Eine Absage kurz vor der Feier setzt Sie unter Druck. Gehen Sie trotzdem in dieser Reihenfolge vor, damit Sie später nichts verlieren.
- Lassen Sie sich die Absage schriftlich geben, mit dem Grund, den die Location nennt.
- Fordern Sie Ihre Anzahlung schriftlich zurück und setzen Sie eine Frist von zwei Wochen.
- Suchen Sie sofort eine Ersatzlocation und holen Sie mehrere Angebote ein.
- Teilen Sie der alten Location mit, dass Sie die Mehrkosten von ihr verlangen werden.
- Sammeln Sie alle Belege und stellen Sie die Mehrkosten nach der Feier in Rechnung.
- Zahlt die Location nicht, lassen Sie sich bei einer Verbraucherzentrale oder einer Anwältin beraten.
Bietet die Location einen Ersatztermin oder einen anderen Saal im selben Haus an, müssen Sie das nicht annehmen. Passt Ihnen das Angebot, lassen Sie die neuen Bedingungen schriftlich festhalten, bevor Sie zustimmen.
Was passiert mit der Anzahlung, wenn die Location insolvent ist?
Meldet die Location Insolvenz an, ändert sich die Lage. Ihre Anzahlung ist dann eine Forderung gegen das Unternehmen, so wie die Forderungen von Lieferanten und Banken. Sie melden sie schriftlich beim Insolvenzverwalter an. Aus dem Vermögen, das noch da ist, bekommen alle Gläubiger einen Anteil, oft nicht den vollen Betrag.
Ob ein Verfahren läuft und wer Insolvenzverwalter ist, finden Sie im Portal der Insolvenzgerichte unter insolvenzbekanntmachungen.de. Dort steht auch, bis wann Sie Ihre Forderung anmelden können.
Manchmal führt der Insolvenzverwalter den Betrieb weiter. Er darf entscheiden, laufende Verträge zu erfüllen, und dann findet Ihre Feier trotzdem statt. Fragen Sie ihn direkt danach, statt sofort eine neue Location zu buchen.
So schützen Sie sich schon bei der Buchung
Ganz verhindern können Sie eine Absage nicht. Sie können aber das Risiko kleiner machen, bevor Sie unterschreiben. Wie ein guter Vertrag für den Saal aussieht, erklärt der Ratgeber zum Vertrag für den Veranstaltungsraum.
- Halten Sie die Anzahlung so klein wie möglich und zahlen Sie den Rest erst kurz vor der Feier.
- Lassen Sie Datum, Uhrzeit, Saal und Gästezahl ausdrücklich in den Vertrag schreiben.
- Lesen Sie, ob der Vertrag der Location ein Recht zur Absage gibt, und unter welchen Bedingungen.
- Überweisen Sie und nennen Sie Vertrag und Datum im Verwendungszweck, damit jede Zahlung belegt ist.
- Fragen Sie nach, ob für Ihren Termin bereits eine andere Feier angefragt war.
Ist die Location insolvent?
Melden Sie Ihre Anzahlung schriftlich beim Insolvenzverwalter an und fragen Sie, ob er den Vertrag erfüllt.
Hat die Location den Ausfall zu verantworten, etwa durch eine Doppelbuchung?
Verlangen Sie die Anzahlung zurück und die Mehrkosten der Ersatzlocation mit Belegen.
Verlangen Sie die Anzahlung vollständig zurück. Die Mehrkosten tragen Sie in der Regel selbst.
Wie lange haben Sie Zeit für Ihre Forderung?
Ihre Ansprüche gegen die Location verjähren nach 3 Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Absage kam und Sie davon wussten. Sagt die Location also im Mai 2026 ab, läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2029.
Warten Sie trotzdem nicht so lange. Je früher Sie Ihr Geld schriftlich zurückfordern, desto leichter lässt sich der Fall belegen. Was eine Feier in einem Saal insgesamt kostet, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Eventlocation.
Häufige Fragen
Bekomme ich meine Anzahlung zurück, wenn die Location absagt?
Ja, sagt die Location ab, bekommen Sie Ihre Anzahlung vollständig zurück. Sie müssen für eine Leistung, die nicht erbracht wird, nichts zahlen. Das gilt auch, wenn die Location nichts für den Ausfall kann.
Muss die Location die Mehrkosten einer teureren Ersatzlocation zahlen?
Ja, wenn die Location den Ausfall verschuldet hat, etwa durch eine Doppelbuchung, muss sie die Mehrkosten ersetzen. Kann sie beweisen, dass sie nichts dafür kann, tragen Sie die Mehrkosten selbst. Heben Sie alle Belege für die Ersatzlocation auf.
Was passiert mit meiner Anzahlung, wenn die Location insolvent ist?
Bei einer Insolvenz der Location ist Ihre Anzahlung eine Forderung im Insolvenzverfahren. Sie melden sie schriftlich beim Insolvenzverwalter an und bekommen einen Anteil aus dem verbliebenen Vermögen. Den Verwalter finden Sie über das Portal insolvenzbekanntmachungen.de.
Muss ich einen Ersatztermin annehmen, wenn die Location meine Feier verschiebt?
Nein, einen Ersatztermin müssen Sie nicht annehmen, wenn die Location Ihren vereinbarten Termin absagt. Sie können stattdessen Ihre Anzahlung zurückverlangen. Passt Ihnen der neue Termin, lassen Sie die Bedingungen schriftlich bestätigen.
Wie lange kann ich Geld von einer Location fordern, die abgesagt hat?
Forderungen gegen eine Location, die abgesagt hat, verjähren nach 3 Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie von der Absage erfahren haben. Fordern Sie Ihr Geld trotzdem früh und schriftlich zurück.