Was kann die Firma vom Kundenevent absetzen?
Bei einem Kundenevent trennt das Finanzamt zwei Arten von Kosten. Essen und Getränke sind eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass. Was die Gäste darüber hinaus bekommen, gilt in der Regel als Geschenk, auch die Einladung zu Programm, Show und Musik.
Kundenevent heißt hier, dass Ihre Firma Kunden oder Geschäftspartner einlädt. Feiern nur Ihre eigenen Mitarbeitenden, gilt stattdessen der Freibetrag von 110 Euro für die Betriebsfeier. Ob Sie in einer gemieteten Location, im Tagungszentrum oder im Tagungshotel einladen, die Grenzen bleiben dieselben.
Die Grenzen reichen von 10 Euro für kleine Werbeartikel bis 10.000 Euro je Gast und Jahr für die Pauschalsteuer. Dazwischen liegen 50 Euro für absetzbare Geschenke, 70 Prozent für die Bewirtung und 30 Prozent Pauschalsteuer.
| Posten beim Kundenevent | So sieht ihn das Finanzamt | Was die Firma absetzt |
|---|---|---|
| Essen und Getränke | Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 Prozent der Kosten, die Umsatzsteuer voll |
| Saalmiete, Musik, Show und Eventagentur | in der Regel Geschenk an die Gäste | alles, wenn die Geschenke je Gast und Jahr höchstens 50 Euro kosten, sonst nichts |
| Gastgeschenk zum Mitnehmen | Geschenk | zusammen mit allen anderen Geschenken an den Gast höchstens 50 Euro |
| Werbeartikel bis 10 Euro | Geschenk ohne Pauschalsteuer | zählt bei der Grenze von 50 Euro mit |
| Pauschalsteuer von 30 Prozent | Steuer, die die Firma für die Gäste übernimmt | nur, wenn auch das Geschenk absetzbar ist |
| Geschenke über 10.000 Euro je Gast und Jahr | Pauschalsteuer nicht mehr möglich | nichts, weil die Grenze von 50 Euro überschritten ist |
Was gilt für Essen und Getränke beim Kundenevent?
Für die Bewirtung von Kunden setzt Ihre Firma 70 Prozent der Kosten von der Steuer ab. Die übrigen 30 Prozent zählen nicht. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung holt sich die Firma trotzdem voll zurück, wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, also die Umsatzsteuer ihrer Einkäufe mit dem Finanzamt verrechnet.
Das Finanzamt verlangt dafür einen Beleg mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Kosten. Findet das Essen in einer Gaststätte statt, genügen Anlass und Teilnehmer, und die Rechnung kommt dazu. Diesen selbst geschriebenen Bewirtungsbeleg füllen Sie zeitnah aus und unterschreiben ihn.
Was auf der Rechnung stehen muss, regelt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 19. November 2025. Speisen und Getränke müssen einzeln genannt sein. Die Angabe Speisen und Getränke mit einer Summe reicht nicht, Bezeichnungen wie Menü 1 oder Lunch-Buffet sind dagegen erlaubt. Liegt die Rechnung über 250 Euro, braucht sie außerdem diese drei Angaben:
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Location,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird,
- den Namen Ihrer Firma als Gastgeberin der Bewirtung.
Wann ist die Einladung ein Geschenk an die Gäste?
Als Geschenk gilt beim Finanzamt nicht nur, was die Gäste mitnehmen. Auch die Einladung zu Programm, Musik oder Show zählt bei Geschäftspartnern in der Regel dazu, weil die Gäste etwas nutzen dürfen, ohne dafür zu zahlen.
Geschenke an Kunden setzt Ihre Firma nur ab, wenn sie je Empfänger und Geschäftsjahr zusammen höchstens 50 Euro kosten. Die 50 Euro sind eine Freigrenze. Liegt der Wert bei 51 Euro, fällt der ganze Betrag weg und nicht nur der eine Euro darüber.
Mitgezählt werden alle Geschenke an diesen Gast im selben Geschäftsjahr, also auch das Präsent zu Weihnachten. Firmen, die sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen, rechnen ohne Umsatzsteuer, alle anderen mit. Liegt der Wert über der Grenze, verliert die Firma auch den Abzug der Umsatzsteuer auf diese Geschenke.
Das Finanzamt erkennt Geschenke außerdem nur an, wenn die Buchhaltung sie einzeln und getrennt von anderen Kosten aufzeichnet, etwa auf einem eigenen Konto.
Wann zahlt die Firma 30 Prozent Pauschalsteuer?
Kommen Ihre Gäste als Geschäftspartner, kann das Geschenk für sie steuerpflichtig sein. Damit sie es nicht selbst versteuern müssen, darf Ihre Firma die Steuer pauschal mit 30 Prozent übernehmen. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Für Privatleute, die das Geschenk nicht beruflich bekommen, gehört es nicht in die Pauschalsteuer. Bei ihnen ist es nicht steuerpflichtig.
Für die Pauschalsteuer zählt das Finanzamt bei Veranstaltungen den ganzen Rahmen mit, also Musik, Darbietungen, Saalmiete und Eventagentur, jeweils mit Umsatzsteuer. Das Essen bleibt draußen, weil es als Bewirtung gilt. Kleine Werbeartikel bis 10 Euro müssen ebenfalls nicht hinein.
- Die Firma entscheidet einmal für alle Geschenke an Geschäftspartner eines Jahres, ob sie die Steuer pauschal übernimmt, und kann das nicht zurücknehmen.
- Die Pauschalsteuer gilt nur bis 10.000 Euro je Empfänger und Jahr und je einzelnem Geschenk.
- Die Firma muss die Gäste informieren, dass sie die Steuer übernimmt. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
- Die Pauschalsteuer selbst kann die Firma nur absetzen, wenn sie auch das Geschenk absetzen darf.
- Maßgeblich ist der Tag, an dem die Gäste am Event teilnehmen, nicht der Tag, an dem Sie die Rechnung bezahlen.
Kommen die Gäste als Geschäftspartner und nicht als Privatleute?
Kostet das Geschenk mehr als 10 Euro je Gast?
Die Firma kann die Steuer pauschal mit 30 Prozent übernehmen. Diese Entscheidung gilt dann für alle Geschenke an Geschäftspartner in diesem Jahr.
Kleine Werbeartikel bis 10 Euro müssen nicht in die Pauschalsteuer. Für die Grenze von 50 Euro zählen sie trotzdem mit.
Bei Privatleuten ist das Geschenk nicht steuerpflichtig, eine Pauschalsteuer fällt dafür nicht an. Für den Abzug gilt trotzdem die Grenze von 50 Euro.
Wann gelten beim Kundenevent strengere Regeln?
Bei einem Golfturnier, einem Segeltörn oder einer Jagdgesellschaft gilt das Essen nicht mehr als gewöhnliche Bewirtung. Das Finanzamt zählt es dann mit zur Pauschalsteuer, zusammen mit dem übrigen Programm.
Dasselbe gilt für eine Belohnungsreise mit mindestens einer Übernachtung, etwa als Preis für einen Verkaufswettbewerb. Dann ist das Essen Teil der ganzen Reise und wird mit ihr versteuert.
Für einen Abend mit Essen, Musik und Programm in einem gemieteten Saal bleibt es dagegen bei der Trennung. Das Essen ist Bewirtung, der übrige Rahmen zählt in der Regel als Geschenk.
Diese Belege braucht die Buchhaltung nach dem Kundenevent
Mit diesen Unterlagen kann Ihre Steuerberatung die Kosten sauber aufteilen. Sammeln Sie sie gleich nach dem Event.
- Führen Sie eine Gästeliste mit Namen und Firma jedes Gastes.
- Verlangen Sie von der Location eine Rechnung, die Speisen und Getränke einzeln nennt und Saalmiete, Technik und Programm getrennt ausweist.
- Schreiben Sie zeitnah einen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern und unterschreiben Sie ihn.
- Buchen Sie Saalmiete, Programm und Gastgeschenke einzeln und getrennt von anderen Kosten.
- Rechnen Sie je Gast aus, ob alle Geschenke im Jahr zusammen über 50 Euro liegen.
- Teilen Sie den Gästen mit, wenn Ihre Firma die Pauschalsteuer übernimmt.
Häufige Fragen
Wie viel Prozent der Bewirtung bei einem Kundenevent kann eine Firma absetzen?
Eine Firma setzt 70 Prozent der Kosten für Essen und Getränke bei einem Kundenevent ab. Die übrigen 30 Prozent zählen nicht. Die Umsatzsteuer auf der Rechnung holt sie sich trotzdem voll vom Finanzamt zurück, wenn sie dazu berechtigt ist.
Wie teuer darf ein Geschenk an einen Geschäftskunden sein, damit die Firma es absetzen kann?
Ein Geschenk an einen Geschäftskunden ist nur absetzbar, wenn alle Geschenke an ihn im Geschäftsjahr zusammen höchstens 50 Euro kosten. Die Grenze ist eine Freigrenze, schon 1 Euro mehr lässt den ganzen Betrag wegfallen. Firmen, die sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen, rechnen ohne Umsatzsteuer.
Wer zahlt die Steuer auf die Einladung zu einem Kundenevent?
Die Steuer auf die Einladung zu einem Kundenevent trägt der Geschäftspartner selbst, wenn sie für ihn steuerpflichtig ist und die einladende Firma sie nicht pauschal mit 30 Prozent übernimmt. Übernimmt die Firma die Steuer, muss sie die Gäste darüber informieren. Für Privatleute ist die Einladung nicht steuerpflichtig.
Zählt die Saalmiete eines Kundenevents zur Pauschalsteuer?
Ja, bei Veranstaltungen zählt die Saalmiete zur Pauschalsteuer, ebenso Musik, Darbietungen und die Eventagentur. Das Essen gehört nicht dazu, weil es als Bewirtung gilt. Gerechnet wird mit den Kosten einschließlich Umsatzsteuer.
Was muss auf der Rechnung der Location für das Essen beim Kundenevent stehen?
Auf der Rechnung der Location müssen Speisen und Getränke einzeln stehen, eine Summe für Speisen und Getränke reicht nicht. Über 250 Euro braucht die Rechnung außerdem die Steuernummer der Location, eine Rechnungsnummer und den Namen Ihrer Firma. Anlass und Teilnehmer schreiben Sie selbst auf einen unterschriebenen Beleg.