Bis 110 Euro je Person bleibt die Firmenfeier steuerfrei
Für eine Firmenfeier bleiben bis zu 110 Euro je Person steuerfrei, bei höchstens zwei Feiern im Jahr. Voraussetzung ist, dass alle Mitarbeitenden mitfeiern dürfen.
Die 110 Euro sind ein Freibetrag, keine Freigrenze. Das ist bares Geld wert: Kostet die Feier mehr, ist nur der Betrag über 110 Euro steuerpflichtig. Bei einer Freigrenze wäre schon ab 110,01 Euro der ganze Betrag steuerpflichtig.
Zu den Kosten zählt alles, was die Firma für die Feier bezahlt: Raummiete, Essen, Getränke, Musik und Dekoration, dazu die Umsatzsteuer. Das hat der Bundesfinanzhof, das höchste deutsche Steuergericht, 2021 so entschieden. Dass die einzelne Person von der Raummiete nichts mit nach Hause nimmt, spielt keine Rolle.
| Posten | Zählt mit? | Warum |
|---|---|---|
| Raummiete der Location | ja | Die Firma bezahlt sie für die Feier |
| Essen und Getränke | ja | Das bekommen die Gäste direkt |
| Musik, DJ, Technik und Dekoration | ja | Sie gehören zum äußeren Rahmen der Feier |
| Eventagentur und Organisation | ja | Die Firma bezahlt sie für die Feier, auch wenn niemand einen eigenen Vorteil hat |
| Anteil einer Begleitperson | ja | Er wird dem Mitarbeitenden zugerechnet, der die Begleitperson mitbringt |
| Umsatzsteuer auf die Rechnung | ja | Der Bruttobetrag zählt |
| Reisekosten, die die Firma steuerfrei erstattet | nein | Sie zählen nicht zu den Kosten der Feier |
Wie viele Firmenfeiern im Jahr bleiben steuerfrei?
Bis zu zwei Firmenfeiern im Kalenderjahr bleiben bis 110 Euro je Person steuerfrei. Wer im Sommer ein Fest und im Dezember eine Weihnachtsfeier ausrichtet, hat beide verbraucht. Für eine dritte Feier gibt es keinen Freibetrag, auch wenn sie weniger als 110 Euro je Person kostet. Die Firma darf aber auch die dritte Feier pauschal mit 25 Prozent versteuern.
Finden mehr als zwei Feiern statt, dürfen Sie wählen, welche zwei begünstigt sind. Meist sind das die beiden teuersten. Dafür erfassen Sie die Kosten je Feier getrennt. Wer alle Feiern über ein Sammelkonto bucht, kann seine Wahl später kaum belegen.
Ist es eine Feier und keine Arbeitssitzung?
Dürfen alle Mitarbeitenden mitfeiern?
Ist es die erste oder zweite Feier in diesem Jahr?
Bis 110 Euro je Person bleibt steuerfrei. Den Rest darf die Firma pauschal mit 25 Prozent versteuern.
Kein Freibetrag für diese Feier, aber die Firma darf sie pauschal mit 25 Prozent versteuern.
Kein Freibetrag und keine Pauschale. Die Kosten je Person gelten als Gehalt und werden normal versteuert.
Eine Arbeitssitzung wie eine Klausurtagung ist keine Firmenfeier. Ihre Kosten sind voll absetzbar und für die Mitarbeitenden kein Gehalt.
Wie rechnen Sie die 110 Euro je Person aus?
Sie teilen die Gesamtkosten durch die Zahl der Personen, die auf der Feier waren, und nicht durch die Zahl der Angemeldeten. Das höchste deutsche Steuergericht hat das 2021 so entschieden.
Im entschiedenen Fall zahlte eine Firma 3.052,35 Euro für eine Weihnachtsfeier mit Kochkurs. Angemeldet waren 27 Mitarbeitende, gekommen sind 25. Die Firma wollte durch 27 teilen, das Finanzamt durch 25, und das Gericht gab dem Finanzamt recht. Wer kurzfristig absagt, erhöht also den Betrag je Person, obwohl die Kosten gleich bleiben.
Ein Beispiel: Sie planen eine Weihnachtsfeier für 60 Personen und kalkulieren mit 6.300 Euro brutto, also 105 Euro je Person. Kommen alle 60, bleibt alles steuerfrei. Kommen nur 52, sind es 121,15 Euro je Person. Insgesamt liegen dann 580 Euro über dem Freibetrag, nämlich 6.300 Euro minus 52 mal 110 Euro. Versteuert die Firma diese 580 Euro pauschal mit 25 Prozent, zahlt sie 145 Euro Lohnsteuer.
- Rechnen Sie alle Kosten der Feier brutto zusammen: Raummiete, Technik, Dekoration, Agentur, Essen und Getränke.
- Zählen Sie die Personen, die auf der Feier waren, Begleitpersonen eingeschlossen, und halten Sie die Zahl in einer Teilnehmerliste fest.
- Teilen Sie die Gesamtkosten durch diese Zahl und rechnen Sie den Anteil einer Begleitperson dem Mitarbeitenden zu, der sie mitgebracht hat. Der Freibetrag bleibt bei 110 Euro.
- Ziehen Sie je Mitarbeitendem 110 Euro ab. Nur der Rest ist steuerpflichtig, und die Firma entscheidet, ob sie ihn pauschal mit 25 Prozent versteuert.
- Heften Sie Rechnung, Einladungsverteiler und Teilnehmerliste zusammen ab.
Was zahlt die Firma über 110 Euro je Person?
Auf den Betrag über 110 Euro darf die Firma pauschal 25 Prozent Lohnsteuer zahlen. Lohnsteuer ist die Steuer, die die Firma vom Gehalt einbehält. Bei dieser pauschalen Variante trägt die Firma die Steuer selbst, und die Mitarbeitenden müssen auf den Mehrbetrag nichts versteuern. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Ohne Pauschale landet der Betrag auf der Gehaltsabrechnung jeder Person und wird mit deren persönlichem Steuersatz versteuert, als wäre er Gehalt. Das ist selten gewollt.
Dafür gilt dieselbe Voraussetzung wie beim Freibetrag: Alle Mitarbeitenden müssen mitfeiern dürfen. Die Firma erklärt die pauschale Versteuerung in ihrer Lohnsteuer-Anmeldung, die die Lohnbuchhaltung ohnehin abgibt. Die pauschale Steuer hat einen zweiten Vorteil: Auf den Betrag fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, wenn die Firma ihn mit der Gehaltsabrechnung des Monats der Feier pauschal versteuert. Rechnen Sie die Feier deshalb zeitnah ab.
Was gilt, wenn Kunden zur Firmenfeier kommen?
Für Kunden und Geschäftspartner, die mitfeiern, gilt der Freibetrag nicht, denn er betrifft nur Mitarbeitende und ihre Begleitpersonen. Ihre Bewirtung setzt Ihre Firma nur zu 70 Prozent von der Steuer ab, die übrigen 30 Prozent zählen nicht. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung holt sie trotzdem voll vom Finanzamt zurück.
Bei einer gemischten Feier trennen Sie die Kosten nach Gruppen. Führen Sie die Teilnehmerliste deshalb getrennt nach Mitarbeitenden und Gästen von außen. Für die Bewirtung von Kunden verlangt das Finanzamt außerdem einen schriftlichen Nachweis mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Kosten. Fand sie in einer Gaststätte statt, genügen Anlass und Teilnehmer, und die Rechnung wird beigefügt.
Für die Wahl der Location folgt daraus: Lassen Sie Speisen und Getränke auf der Rechnung getrennt ausweisen. Ein Pauschalbetrag für den Abend ohne Aufschlüsselung macht den Nachweis schwer. Welche Umsatzsteuer auf Essen, Getränken und Raummiete steht, erklärt der Ratgeber zum Tagungsraum mieten.
Was Sie neben der Steuer klären müssen
Die Steuer ist der größte Posten, aber nicht der einzige. Drei weitere Punkte betreffen jede Firmenfeier in einer gemieteten Location.
Erstens die Musik. Für Musik auf der Feier verlangt die GEMA eine Gebühr, die von der Raumgröße abhängt. Bei Feiern mit geladenen Gästen gilt eine eigene Regel: Je 150 Gäste zählen wie 100 Quadratmeter, eine Feier mit 300 Gästen also wie ein Raum von 200 Quadratmetern. Wie Sie die Musik anmelden, steht im Ratgeber zu den Genehmigungen für eine Eventlocation.
Zweitens der Jugendschutz. Bier, Wein und Sekt dürfen nicht an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren abgegeben werden. Ab 14 Jahren ist es erlaubt, wenn Eltern oder eine andere sorgeberechtigte Person dabei sind. Andere alkoholische Getränke, etwa Schnaps, dürfen an unter 18-Jährige gar nicht abgegeben werden. Weisen Sie das Servicepersonal an, im Zweifel nach dem Ausweis zu fragen.
Drittens die Verantwortung im Saal. Bei Sälen für mehr als 200 Personen darf der Betreiber seine Sicherheitspflichten schriftlich auf Sie übertragen, wenn Sie das Haus kennen. Solche Klauseln stehen in manchen Mietverträgen. Wer sie unterschreibt, ist am Abend für die Sicherheit mit verantwortlich, und der Betreiber bleibt es trotzdem. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie unterschreiben.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Freibetrag für eine Firmenfeier?
Für eine Firmenfeier bleiben bis zu 110 Euro je Person steuerfrei, bei höchstens zwei Feiern im Jahr. Es ist ein Freibetrag und keine Freigrenze: Nur der Betrag über 110 Euro ist steuerpflichtig. Voraussetzung ist, dass alle Mitarbeitenden mitfeiern dürfen.
Teilt die Firma die Kosten einer Firmenfeier durch die angemeldeten oder die anwesenden Personen?
Die Firma teilt die Kosten einer Firmenfeier durch die anwesenden Personen, nicht durch die angemeldeten. Das höchste deutsche Steuergericht hat 2021 entschieden, dass die Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf alle Anwesenden verteilt werden. Im entschiedenen Fall wurden 3.052,35 Euro durch 25 erschienene statt durch 27 angemeldete Personen geteilt. Kurzfristige Absagen erhöhen also den Betrag je Person.
Zählt die Raummiete der Location zu den 110 Euro je Person?
Ja, die Raummiete zählt zu den 110 Euro je Person. Zu den Kosten der Firmenfeier gehört alles, was die Firma dafür bezahlt, auch wenn der einzelne Gast davon nichts direkt bekommt. Das gilt ebenso für Technik, Dekoration und Agenturkosten.
Was kostet es, wenn die Firmenfeier mehr als 110 Euro je Person kostet?
Auf den Betrag über 110 Euro je Person zahlt die Firma pauschal 25 Prozent Lohnsteuer, wenn alle Mitarbeitenden mitfeiern durften. Die Mitarbeitenden müssen dann nichts zahlen. Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Ohne Pauschale wird der Betrag wie Gehalt versteuert.
Gilt der Freibetrag von 110 Euro auch für die dritte Firmenfeier im Jahr?
Nein, der Freibetrag gilt nur für zwei Firmenfeiern im Jahr. Die dritte Feier ist in voller Höhe steuerpflichtig, die Firma darf sie aber pauschal mit 25 Prozent versteuern. Sie dürfen wählen, welche zwei Feiern begünstigt sind, meist die beiden teuersten. Erfassen Sie die Kosten dafür je Feier getrennt.
Wie behandelt das Finanzamt Kunden, die auf der Firmenfeier mitfeiern?
Für Kunden gilt der Freibetrag nicht. Die Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern setzt die Firma nur zu 70 Prozent von der Steuer ab, 30 Prozent zählen nicht. Die Umsatzsteuer aus der Rechnung holt die Firma voll vom Finanzamt zurück. Führen Sie die Teilnehmerliste deshalb getrennt nach Mitarbeitenden und Gästen.