Was ist bei einer privaten Feier anders als bei einer Hochzeit?
Eine Hochzeit plant man über Monate, mit Trauung, Fotos, Programm und oft über hundert Gästen. Ein runder Geburtstag, eine Taufe oder eine Konfirmation ist meist kleiner und kürzer. Oft ist es ein Mittagessen nach dem Gottesdienst oder ein Abend mit Familie und Freunden.
Für die Wahl der Location heißt das: Sie brauchen selten einen großen Saal und selten den ganzen Tag. Wichtiger sind ein passender Raum für Ihre Gästezahl, ein Essen, das zum Anlass passt, und klare Absprachen über Getränke, Torte und Musik. Viele Gasthöfe und Bürgerhäuser sind genau dafür gebaut.
Welche Feierlocation passt zu welchem Anlass?
Welche Art von Haus passt, hängt vor allem davon ab, wer das Essen macht. Wollen Sie alles aus einer Hand, ist ein Gasthof mit Saal oder ein Restaurant mit Nebenraum der einfachste Weg. Wollen Sie selbst kochen, einen Caterer mitbringen oder Kuchen von der Familie servieren, passt ein Bürgerhaus oder ein Partyraum besser.
| Art der Location | Passt gut zu | Was meist dazugehört |
|---|---|---|
| Gasthof oder Restaurant mit Saal | Taufe, Konfirmation, Geburtstag mit Essen | Küche und Service, oft ein Mindestumsatz |
| Bürgerhaus oder Gemeindesaal | Geburtstag, Familienfest, Vereinsfeier | Saal, Küche und Geschirr, Essen bringen Sie selbst |
| Partyraum oder Eventraum | Geburtstag mit Musik und Tanz | Raum und Technik, Getränke oft nach Absprache |
| Festsaal oder Hotel | Großes Jubiläum, runder Geburtstag mit vielen Gästen | Küche, Service, Technik und manchmal Zimmer |
| Scheune, Hof oder Gut | Sommerfest, Feier im Grünen | Oft nur der Raum, alles andere mieten Sie dazu |
Ein Bürgerhaus ist oft die günstigste Wahl. Die Stadt Langenhagen in Niedersachsen zum Beispiel verlangt für ihre Säle 115 bis 250 Euro und eine Kaution von 500 Euro. Wie Sie einen solchen Saal bekommen, erklärt der Ratgeber Bürgerhaus oder Gemeindesaal mieten.
Wie groß muss die Feierlocation sein?
Für große Säle mit mehr als 200 Gästen gibt es eine Sicherheitsvorschrift, die mit höchstens 1 Gast je Quadratmeter an Tischen rechnet. Für Ihre kleinere Feier ist das ein guter Anhaltspunkt für die Untergrenze: 40 Gäste an Tischen brauchen mindestens 40 Quadratmeter. Bequemer wird es mit mehr Platz, vor allem, wenn ein Buffet, ein Kindertisch oder eine kleine Tanzfläche dazukommen.
Fragen Sie die Location, für wie viele Gäste der Raum in Ihrer Bestuhlung gedacht ist. Ein Raum, der für 60 Gäste ausgelegt ist, wirkt mit 25 Gästen leer, ein zu kleiner Raum wird schnell eng.
Raummiete, Mindestumsatz oder Pauschale je Gast?
Gasthöfe und Restaurants verlangen für einen Nebenraum oft keine Miete. Stattdessen gilt ein Mindestumsatz: Sie garantieren, dass Ihre Gäste für einen bestimmten Betrag essen und trinken. Bürgerhäuser und Partyräume verlangen dagegen eine feste Miete, und Essen und Getränke organisieren Sie selbst. Festsäle rechnen oft mit einer Pauschale je Gast.
Bringen Sie Wein oder Sekt selbst mit, verlangt die Location häufig Korkgeld. Eine gesetzliche Höhe gibt es nicht, das Rechtsportal von ERGO nennt 10 bis 20 Euro je Flasche als übliche Spanne. Für eine Torte vom eigenen Konditor kann Tellergeld anfallen. Was ein Angebot sonst enthält, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Eventlocation.
Soll die Location das Essen kochen und servieren?
Wissen Sie schon recht genau, wie viele Gäste kommen?
Ein Mindestumsatz ist dann meist günstig, weil Sie ihn mit Ihrer Gästezahl sicher erreichen.
Wählen Sie eine Pauschale je Gast und vereinbaren Sie, bis wann Sie die Gästezahl ändern dürfen.
Mieten Sie einen Raum mit fester Miete, etwa ein Bürgerhaus, und bringen Sie Essen und Getränke selbst mit.
Was müssen Sie für Musik, Kinder und Feiertage klären?
Musik auf einer Feier kann bei der GEMA anmeldepflichtig sein. Die GEMA zieht das Geld für Komponisten und Texter ein. Nach Angaben der IHK Hannover ist eine Feier in privaten Räumen nicht öffentlich, wenn die Gäste familiär oder freundschaftlich eng verbunden sind. Kommen Kollegen oder Vereinsmitglieder, gilt sie als öffentlich. Wer dann nicht anmeldet, muss im Regelfall einen Zuschlag von 100 Prozent zahlen.
- Gäste unter 18: In einer Gaststätte gilt das Jugendschutzgesetz auch bei einer privaten Feier, mit festen Uhrzeiten und Altersgrenzen für Alkohol.
- Stille Feiertage: An Karfreitag und einigen anderen Tagen begrenzen die Länder Musik und Tanz, in manchen Ländern auch in gemieteten Sälen.
- Endzeit: Viele Häuser und Gemeinden legen fest, ab wann es leise sein muss, in Langenhagen etwa ab 22 Uhr.
- Torte und Kuchen: Klären Sie vorher, ob Sie eigenen Kuchen mitbringen dürfen und ob dafür Tellergeld anfällt.
So mieten Sie eine Feierlocation in 6 Schritten
- Legen Sie Anlass, Datum, Uhrzeit und Gästezahl fest, auch die Zahl der Kinder.
- Entscheiden Sie, ob die Location das Essen liefert oder ob Sie es selbst mitbringen.
- Fragen Sie drei passende Häuser mit derselben Beschreibung an.
- Klären Sie Preismodell, Korkgeld, Tellergeld, Musik und Endzeit.
- Besichtigen Sie den Raum mit Blick auf Tische, Kindertisch und Zugang für ältere Gäste.
- Lassen Sie alle Absprachen schriftlich bestätigen und notieren Sie die Fristen für Absagen.
Häufige Fragen
Welche Location eignet sich für eine Konfirmation oder Taufe?
Für eine Konfirmation oder Taufe eignet sich meist der Nebenraum oder Saal eines Gasthofs, weil dort nach dem Gottesdienst gleich das Essen kommt. Wer selbst kochen oder Kuchen mitbringen will, mietet besser ein Bürgerhaus. Entscheidend sind Gästezahl, Uhrzeit und wer das Essen macht.
Wie groß muss ein Raum für eine Geburtstagsfeier mit 40 Gästen sein?
Ein Raum für 40 Gäste an Tischen braucht mindestens 40 Quadratmeter, denn die Sicherheitsvorschrift für große Säle rechnet mit höchstens 1 Gast je Quadratmeter. Bequemer wird es mit mehr Platz. Für Buffet, Kindertisch oder Tanzfläche planen Sie zusätzlichen Raum ein.
Muss ich Musik auf meiner privaten Geburtstagsfeier bei der GEMA anmelden?
Feiern Sie nur mit Familie und engen Freunden, ist die Feier nach Angaben der IHK Hannover nicht öffentlich und muss nicht angemeldet werden. Kommen Kollegen oder Vereinsmitglieder, gilt die Feier als öffentlich. Dann melden Sie die Musik vor der Feier bei der GEMA an.
Was ist günstiger für eine Familienfeier, Bürgerhaus oder Gasthof?
Ein Bürgerhaus ist für eine Familienfeier oft günstiger, weil Sie nur die Miete zahlen und Essen selbst organisieren. In Langenhagen kostet ein Saal 115 bis 250 Euro. Ein Gasthof nimmt Ihnen dafür Kochen, Service und Abwasch ab, und Sie zahlen über Essen und Getränke.