Hybride Veranstaltung planen, was der Tagungsraum braucht

Was macht eine Veranstaltung hybrid?

Hybrid ist eine Veranstaltung, wenn die Teilnehmenden selbst wählen, ob sie vor Ort sitzen oder sich digital zuschalten. So definiert es das Meeting- und EventBarometer, die jährliche Studie der Tagungsbranche. Ein paar Posts über die Veranstaltung im Netz machen sie dagegen noch nicht hybrid.

Für den Tagungsraum heißt das, dass er Bild und Ton nach draußen schickt und Fragen von draußen in den Saal holt. Dafür braucht es eine schnelle Leitung, Technik im Raum und Menschen, die sie bedienen. Welcher Haustyp zu Ihrer Teilnehmerzahl passt, vom Seminarraum bis zum Tagungs- oder Kongresszentrum, klären Sie am besten vor der Technik.

Wie viel Upload braucht der Tagungsraum?

Upload ist die Richtung, in der Daten aus dem Saal ins Internet gehen. Gemessen wird er in Megabit pro Sekunde. Fragen Sie das Haus gezielt nach dem Upload, nicht nur nach der Geschwindigkeit der Leitung.

Die Empfehlungen der Anbieter reichen von 2,5 Megabit pro Sekunde für eine Videokonferenz bis 14 Megabit pro Sekunde für einen Livestream in Full HD. Zoom nennt für Gruppengespräche in Full HD 3,8 Megabit pro Sekunde, YouTube für einen Livestream in 720p 8 Megabit pro Sekunde. Full HD steht für 1.080 Bildzeilen, 720p ist die nächstkleinere Stufe.

Rechnen Sie mit Reserve, weil die Leitung nicht nur Ihren Stream trägt. Manche Teilnehmende im Saal schauen die Übertragung zusätzlich über das WLAN des Hauses. Für große Übertragungen mit Teams rechnet Microsoft dann mit etwa 2 Megabit pro Sekunde je Zuschauer, in Full HD mit 3. Bitten Sie die Gäste vor Ort deshalb, den Stream nicht nebenbei laufen zu lassen.

Verlangen Sie für den Rechner, der sendet, einen Anschluss per Kabel. Microsoft weist darauf hin, dass WLAN-Netze nicht unbedingt für Bild und Ton in Echtzeit ausgelegt sind. YouTube rät, den Upload vorher mit einem Geschwindigkeitstest zu prüfen.

Welche Technik und welches Personal braucht der Raum?

Für eine hybride Veranstaltung braucht der Saal mehr als einen Beamer. Diese Technik gehört dazu:

• Eine Kamera auf die Bühne und eine zweite für den Saal, wenn Fragen aus dem Publikum zu sehen sein sollen.
• Mikrofone für alle, die sprechen, auch für Fragen aus dem Saal. Ohne Mikrofon hören die Online-Gäste die Frage nicht.
• Ein Bildschirm oder Projektor, auf dem die Online-Gäste zu sehen sind, und Lautsprecher, über die der Saal sie hört.
• Ein Technikplatz mit Rechner, Kabelanschluss und Strom, an dem Bild und Ton zusammenlaufen.
• Kopfhörer am Technikplatz, damit die Technik hört, was online ankommt.

Planen Sie zwei Aufgaben getrennt. Eine Person bedient Kameras, Ton und Stream. Eine zweite liest den Chat, sammelt Fragen von online und gibt sie an die Moderation weiter. Fragen Sie das Haus, ob es Technik und Betreuung stellt oder ob Sie einen eigenen Dienstleister mitbringen dürfen.

Beamer, Steckdosen und Internet gehören ohnehin in jedes Angebot, wenn Sie einen Tagungsraum mieten.

Dürfen Sie die Veranstaltung streamen und aufzeichnen?

Übertragen oder speichern Sie Bild und Ton von Menschen, verarbeiten Sie Daten, die sich einzelnen Personen zuordnen lassen. Dann gilt das Datenschutzrecht der EU, und verantwortlich sind Sie als Veranstalter.

Für eine Aufzeichnung brauchen Sie einen eigenen rechtlichen Grund. Die Datenschutzkonferenz, der Zusammenschluss der deutschen Datenschutzbehörden, hält dafür in der Regel eine Einwilligung für nötig. Die Aufnahmefunktion soll in der Grundeinstellung aus sein, und alle müssen erkennen können, wann aufgezeichnet wird.

Bei Bildern vom Publikum kommt es darauf an, was mit ihnen geschieht. Bei einer größeren Veranstaltung auf Einladung rechnen Gäste nach Ansicht des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg mit Fotos zur Dokumentation. Mit einer Veröffentlichung rechnen sie nicht, dafür brauchen Sie deshalb einen anderen Grund, etwa eine Einwilligung. Bei Kindern müssen die Eltern einwilligen.

Informieren Sie alle schon mit der Einladung, ob übertragen oder aufgezeichnet wird, wer verantwortlich ist und wofür die Bilder genutzt werden. Bei vielen Gästen hält der Landesbeauftragte einen Aushang an den Eingängen für einen gangbaren Weg. Auf dem Aushang sollte stehen, an wen sich wenden kann, wer nicht gefilmt werden möchte.

Betreibt ein Anbieter die Plattform für Sie, schließen Sie mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Darin sagt der Anbieter zu, die Daten nur nach Ihren Vorgaben zu verarbeiten.

Hybride Veranstaltung in 6 Schritten vorbereiten

Die Schritte bauen aufeinander auf, deshalb lohnt es sich, früh mit dem Format zu beginnen.